Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für domosign

Version 1.0, Stand 1. November 2026

Dieser Vertrag regelt, wie die Domoforce GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie domosign nutzen. Er gilt nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen als Verantwortlichem und uns als Auftragsverarbeiter. Die elektronische Signatur selbst erstellt unser Partner Skribble, er ist unser Unterauftragsverarbeiter (Anlage 3).

Sie möchten den Vertrag unterzeichnet in Ihren Unterlagen haben? Schreiben Sie an info@domoforce.de, wir senden Ihnen eine Fassung zur elektronischen Unterschrift.

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§ 1 Parteien, Gegenstand und Dauer

(1) Auftraggeber ist das Unternehmen, das domosign bei der Domoforce GmbH bestellt hat. Auftragsverarbeiter ist die Domoforce GmbH, Zollstockgürtel 57 – 67, 50969 Köln, vertreten durch die Geschäftsführer Slaven Grizelj und Konrad Knappe (im Folgenden „domoforce“).

(2) Gegenstand ist der Betrieb von domosign: domosign übernimmt Dokumente, die der Auftraggeber über die Automatisierungsplattform fluks bereitstellt, übermittelt sie an Skribble zur elektronischen Signatur (einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur) und legt das signierte Dokument und das Signaturprotokoll wieder in fluks ab. Einen eigenen Zugang zu Skribble erhält der Auftraggeber nicht. Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenarten und die betroffenen Personen beschreibt Anlage 1.

(3) Dieser Vertrag läuft so lange wie der Vertrag über die Nutzung von domosign (Hauptvertrag) und endet mit ihm. Die Pflichten aus § 9 gelten darüber hinaus, bis alle Daten gelöscht sind.

(4) Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind die Daten, die domoforce für Vertragsabschluss, Abrechnung und Support gegenüber dem Auftraggeber selbst verarbeitet, etwa Ansprechpartner, Rechnungsdaten und Lizenzschlüssel. Dafür ist domoforce selbst verantwortlich.

§ 2 Weisungen

(1) domoforce verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, auch in Bezug auf Übermittlungen in ein Drittland, es sei denn, domoforce ist nach Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO). In diesem Fall teilt domoforce dem Auftraggeber die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.

(2) Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und aus der Einrichtung des Ablaufs in fluks, also aus der Auswahl des Dokuments, der Unterzeichner und des Signaturstandards. Einzelweisungen erteilt der Auftraggeber in Textform.

(3) Ist domoforce der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, weist domoforce den Auftraggeber unverzüglich darauf hin (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).

§ 3 Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Information der Unterzeichner nach Art. 13 und 14 DSGVO und für die Wahrung ihrer Rechte.

(2) Der Auftraggeber entscheidet, welche Dokumente und Angaben er an domosign übergibt. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) nimmt er nur in Dokumente auf, soweit er sie rechtmäßig verarbeiten darf.

(3) Stellt der Auftraggeber Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung fest, informiert er domoforce unverzüglich.

§ 4 Vertraulichkeit

domoforce setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO). Sie erhalten Zugang zu den Daten nur, soweit es für Betrieb und Support von domosign erforderlich ist.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

(1) domoforce trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die Anlage 2 beschreibt.

(2) Die Maßnahmen entwickeln sich mit dem Stand der Technik weiter. domoforce darf sie durch gleichwertige oder bessere Maßnahmen ersetzen, das Schutzniveau darf dabei nicht sinken. Wesentliche Änderungen dokumentiert domoforce in einer neuen Fassung dieses Vertrags.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter.

(2) Der Auftraggeber erteilt domoforce die allgemeine Genehmigung, weitere Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen oder bestehende zu ersetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). domoforce informiert den Auftraggeber darüber mindestens vier Wochen vorher in Textform an die bei der Bestellung hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Auftraggeber kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann jede Partei den Hauptvertrag zu dem Zeitpunkt kündigen, zu dem die Änderung wirksam würde.

(3) domoforce erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die dieser Vertrag festlegt (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet domoforce gegenüber dem Auftraggeber für dessen Pflichterfüllung.

(4) Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU und des EWR findet nur statt, wenn die Voraussetzungen von Kapitel V DSGVO erfüllt sind, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.

(5) Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieses Vertrags sind Nebenleistungen, die domoforce bei Dritten in Anspruch nimmt, ohne dass diese Zugriff auf die Daten des Auftraggebers erhalten, etwa Telekommunikation.

§ 7 Unterstützung des Auftraggebers

(1) domoforce unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Kapitel III DSGVO. Wendet sich eine betroffene Person direkt an domoforce, leitet domoforce die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter.

(2) domoforce unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO, also bei Sicherheit der Verarbeitung, Meldungen von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorheriger Konsultation.

(3) domoforce meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 24 Stunden, nachdem sie domoforce bekannt geworden ist (Art. 33 Abs. 2 DSGVO). Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. Angaben, die noch fehlen, reicht domoforce nach.

§ 8 Nachweise und Kontrollen

(1) domoforce stellt dem Auftraggeber alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind. Das geschieht vorrangig durch diese Vertragsfassung mit ihren Anlagen, durch Nachweise der Unterauftragsverarbeiter (etwa Zertifikate) und durch Auskünfte in Textform.

(2) Der Auftraggeber oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer kann Überprüfungen einschließlich Inspektionen durchführen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. h DSGVO). Sie werden rechtzeitig angekündigt, finden zu den üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Für die Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter gelten deren Prüfbedingungen, der Nachweis erfolgt dort in der Regel über Zertifikate.

(3) domoforce arbeitet auf Anfrage mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen (Art. 31 DSGVO).

§ 9 Löschung und Rückgabe

(1) domosign speichert Dokumente nicht dauerhaft. Die übrigen Daten löscht domosign automatisch nach den Fristen, die Anlage 1 nennt.

(2) Das signierte Dokument und das Signaturprotokoll erhält der Auftraggeber schon während der Laufzeit in fluks. Eine gesonderte Rückgabe ist deshalb nicht erforderlich.

(3) Nach Ende des Hauptvertrags löscht domoforce alle noch vorhandenen personenbezogenen Daten des Auftraggebers, spätestens mit Ablauf der Fristen aus Anlage 1, und veranlasst die Löschung bei den Unterauftragsverarbeitern, soweit keine Pflicht zur Speicherung nach Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats besteht (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO). Auf Wunsch bestätigt domoforce die Löschung in Textform.

§ 10 Haftung

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen den Parteien gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags, fehlen solche, die gesetzlichen Bestimmungen.

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Dieser Vertrag kann in elektronischer Form geschlossen werden (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

(2) Widersprechen sich dieser Vertrag und der Hauptvertrag in Fragen des Datenschutzes, geht dieser Vertrag vor.

(3) Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame, die dem Zweck am nächsten kommt.

(4) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Köln, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Anlage 1: Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen

Zweck

Elektronische Unterschrift von Dokumenten des Auftraggebers über Skribble und Rückgabe des signierten Dokuments und des Signaturprotokolls an fluks.

Art der Verarbeitung

Empfangen, kurzzeitiges Zwischenspeichern, Umwandeln von RTF-Dateien in PDF, Übermitteln an Skribble, Abrufen des Ergebnisses, Übermitteln an fluks, Löschen.

Betroffene Personen

• Unterzeichner, etwa Mieter, Eigentümer, Dienstleister und Beschäftigte des Auftraggebers
• Personen, deren Daten in den Dokumenten stehen

Datenarten

• E-Mail-Adressen der Unterzeichner
• Titel des Dokuments und die optionale Nachricht an die Unterzeichner
• Inhalt der Dokumente, also alle Angaben, die der Auftraggeber hineinschreibt (bei einem Mietvertrag etwa Name, Anschrift, Mietkonditionen und Bankverbindung)
• Signiertes Dokument und Signaturprotokoll mit den Angaben zu den Unterzeichnern und zum Ablauf der Signatur
• Status der Signaturanfrage

domosign wertet die Inhalte der Dokumente nicht aus. Die Identifizierung mit Ausweis bei der qualifizierten Signatur führen Skribble und dessen Identifizierungsdienste direkt mit der unterzeichnenden Person durch, domosign erhält diese Daten nicht.

Speicherung und Löschfristen

Alle Daten bei domoforce liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Die Maßnahmen von Skribble beschreibt Anhang 1 des Skribble-Vertrags zur Auftragsdatenbearbeitung. Für domosign gilt:

Vertraulichkeit

• Zutritt: Betrieb ausschließlich in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind. domoforce betreibt keine eigenen Serverräume.
• Zugang: Die Schnittstelle von domosign ist nur mit dem Lizenzschlüssel des Auftraggebers erreichbar, Verwaltungsfunktionen nur mit einem gesonderten Schlüssel. Die Zahl der Anfragen je Absender ist begrenzt. Zugang zu Servern und Datenbank haben nur zwei namentlich bestimmte Entwickler von domoforce. Die Anmeldung bei Hetzner, Coolify (Server-Verwaltung) und GitHub (Quellcode) erfolgt mit Zwei-Faktor-Authentisierung. Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar.
• Zugriff: Jeder Auftrag ist dem Lizenzschlüssel des Auftraggebers zugeordnet. domosign führt keine Dokumentablage, die Dokumente liegen beim Auftraggeber in fluks.
• Verschlüsselung: Die Übertragung zu Skribble und zu fluks erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS) mit Prüfung der Zertifikate. Zugangsdaten zu Skribble sind in der Datenbank und in der Auftragswarteschlange mit AES-256-GCM verschlüsselt. Rückmeldungen von Skribble tragen ein eigenes Token, nicht den Lizenzschlüssel.

Integrität

• Weitergabe: Daten gehen nur an Skribble und zurück an fluks. Für die verbrauchsabhängige Abrechnung meldet domosign an Stripe nur Anzahl und Signaturstandard der abgeschlossenen Signaturen, keine Dokumente und keine Daten der Unterzeichner.
• Eingabe: domosign protokolliert technische Ereignisse (Zeitpunkt, Auftrag, Ergebnis) ohne Dokumentinhalte, Dateinamen und E-Mail-Adressen.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Aufträge laufen über eine dauerhafte Warteschlange in der Datenbank. Fällt der Dienst während eines Auftrags aus, wird der Auftrag nach dem Neustart erneut ausgeführt.
• Der Dienst meldet seinen Zustand über eine Gesundheitsprüfung.
• Tägliche Datensicherung der Datenbank in Hetzner Object Storage in Deutschland, Aufbewahrung 7 Tage. Die Wiederherstellung ist getestet.

Datenminimierung

• Keine dauerhafte Speicherung von Dokumenten, automatische Löschfristen nach Anlage 1.
• domosign erhebt von den Unterzeichnern nur die E-Mail-Adresse.

Organisation und Überprüfung

• Verpflichtung aller eingesetzten Personen zur Vertraulichkeit (§ 4).
• Datenschutzkontakt: info@domoforce.de, Domoforce GmbH, Zollstockgürtel 57 – 67, 50969 Köln.
• domoforce überprüft die Maßnahmen bei jeder wesentlichen Änderung von domosign und mindestens einmal im Jahr.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Stand 1. November 2026

Skribble setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein. Das Hosting liegt bei der IONOS SE in Deutschland. Einzelne Leistungen erbringen Dienste mit Sitz in der Schweiz, im Vereinigten Königreich und in den USA, etwa der Versand der Benachrichtigungs-E-Mails. Die vollständige, jeweils aktuelle Liste und die Garantien nach Kapitel V DSGVO stehen in Anhang 2 des Skribble-Vertrags zur Auftragsdatenbearbeitung.

Zur Klarstellung, keine Unterauftragsverarbeiter von domoforce:

• fluks ist die Automatisierungsplattform, über die der Auftraggeber domosign nutzt. Der Auftraggeber beauftragt sie selbst.
• Stripe rechnet das domosign-Abo zwischen domoforce und dem Auftraggeber ab und erhält dafür nur Anzahl und Signaturstandard der Signaturen, keine Dokumente und keine Daten der Unterzeichner.