Digitale Signatur für Immobilienverwaltungen

Offizieller Skribble-Partner

Digitale Signatur in zwei Schritten. Nicht in zwei Wochen.

Der Mietvertrag liegt fertig im Vorgang. Und dann? Drucken, kuvertieren, warten, nachfassen, scannen. domosign holt die rechtssichere E-Signatur direkt in Ihren fluks-Workflow: Dokument übergeben, Unterzeichner eintragen, fertig. Unterschrieben wird im Browser, das signierte PDF landet mitsamt Signaturprotokoll von selbst wieder im Vorgang.

In 3 Schritten einsatzbereit ↓

Funktioniert mit Ihren Systemen, signiert auf geprüfter Infrastruktur

domosign läuft als Konnektor in fluks und arbeitet damit direkt an Ihren DOMUS-Dokumenten. Für einzelne Unterschriften außerhalb eines Workflows erhalten Sie über uns zusätzlich einen Zugang zur Skribble-Weboberfläche.

  • DOMUS Logo Voll integriert
  • fluks Logo Voll integriert
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Rechtlicher Rahmen und Sicherheit eIDAS-konformDSGVOISO 27001

Was ist domosign?

domosign ist die digitale Signatur für Immobilienverwaltungen. Der Konnektor bringt rechtssichere elektronische Unterschriften nach der europäischen eIDAS-Verordnung direkt in Ihren fluks-Workflow, also dorthin, wo Ihre Mietverträge, Beschlüsse und Freigaben ohnehin entstehen. Die Signatur-Infrastruktur stammt von Skribble, einem etablierten E-Signatur-Anbieter im DACH-Raum, dessen offizieller Partner domoforce ist.

Der Hebel liegt im Ablauf, nicht in der einzelnen Funktion: Ein Vorgang startet in fluks, das Dokument entsteht, geht zur Unterschrift, kommt signiert zurück und landet mitsamt Signaturprotokoll wieder im Vorgang. Niemand druckt es aus, niemand kuvertiert, niemand scannt es wieder ein.

Für wen ist domosign?

domosign richtet sich an Haus- und Immobilienverwaltungen, die regelmäßig Unterschriften einholen: Mietverträge und Nachträge, Verwalterverträge, Vollmachten, Beschlussunterlagen, Aufträge und Freigaben. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern wie oft heute noch gedruckt, verschickt und eingescannt wird. Was regelmäßig läuft, gehört in einen fluks-Workflow; für die einzelne Unterschrift zwischendurch gibt es zusätzlich den Zugang zur Skribble-Weboberfläche.

Unterschreiben, ohne den Vorgang zu verlassen

Der Papierweg war der teuerste Teil Ihres Vertrags.

Zwei Schritte. Mehr braucht Ihr Workflow nicht.

Sie ziehen die Action „Elektronische Signatur anfordern (eIDAS)“ in Ihren fluks-Workflow, tragen Titel, E-Mail-Adressen und Signaturstandard ein. Dahinter hängt der Auslöser „Unterschrift abgeschlossen“. Das ist die komplette Einrichtung, für jedes beliebige Dokument, das Ihr Workflow erzeugt oder lädt.

2 Schritte

Ihre Unterzeichner brauchen gar nichts.

Kein Konto, keine App, keine Installation. Die Anforderung kommt per E-Mail, unterschrieben wird direkt im Browser, am Rechner genauso wie am Smartphone.

Der passende Standard, je Dokument entschieden.

SES für Informelles, AES für Verträge ohne Formvorschrift, QES für alles mit gesetzlicher Schriftform. Sie wählen im Workflow, was der Fall verlangt, und zahlen genau dafür.

Ihre DOMUS-Vorlage darf RTF bleiben.

Kommt das Dokument als RTF aus DOMUS, wandelt domosign es vor dem Versand automatisch in ein PDF um. Niemand muss vorher etwas konvertieren.

Das Ergebnis kommt von allein zurück.

Sobald alle unterschrieben haben, lädt domosign das signierte PDF samt Signaturprotokoll und legt beides über den Auslöser wieder in Ihren fluks-Vorgang. Kein Download, kein Wiederhochladen von Hand.

Mehrere Unterzeichner, ein Durchlauf.

Zwei Mieter, drei Beiräte, Verwalter und Eigentümer: Sie tragen die E-Mail-Adressen kommagetrennt in ein Feld, domosign fordert bei allen an.

fluks-Workflow domosign Signiertes PDF im Vorgang

Der Workflow übergibt Dokument und Unterzeichner an domosign, zurück kommen das signierte PDF und das Signaturprotokoll.

Vorher und nachher

Der Unterschied zwischen „liegt zur Unterschrift“ und „ist unterschrieben“.

Heute, ohne domosign

  • Drucken, unterschreiben, scannen

    Der Vertrag entsteht digital, geht als Papier raus und wird am Ende wieder eingescannt. Drei Medienbrüche für eine einzige Unterschrift.

  • Wochen statt Minuten

    Post hin, Post zurück, dazwischen Nachfassen per Telefon. Bis die letzte Unterschrift da ist, vergeht mehr Zeit als für den ganzen Vertrag nötig wäre.

  • Der Nachweis liegt im Ordner

    Wer hat wann unterschrieben? Die Antwort steht auf Papier im Archiv und nicht dort, wo der Vorgang bearbeitet wird.

  • Ein Signatur-Tool daneben

    Ein weiteres Portal, ein weiterer Login, und das fertige Dokument muss am Ende trotzdem von Hand in die Akte zurück.

Mit domosign

  • Der Workflow verschickt zur Unterschrift

    Die Anforderung geht direkt aus fluks an alle Unterzeichner. Kein Drucker, kein Briefumschlag, kein Scanner.

  • Unterschrieben wird sofort, im Browser

    Der Unterzeichner öffnet den Link aus seiner E-Mail und bringt die Unterschrift dort an, wo er gerade ist. Am Schreibtisch oder unterwegs.

  • Das Signaturprotokoll gehört dazu

    Zum signierten PDF liefert domosign automatisch das Signaturprotokoll mit. Der Nachweis liegt damit im Vorgang statt im Aktenschrank.

  • Alles bleibt in fluks und DOMUS

    Ihr Team lernt kein neues Portal. Der Prozess startet im Vorgang und endet im Vorgang, mit dem unterschriebenen Dokument darin.

Der komplette Aufwand

Zwei Bausteine im Workflow. Das ist die ganze Einrichtung.

Einfacher geht es kaum: eine Action, die die Signatur anfordert, und ein Auslöser, der das fertige Dokument zurückholt. Dazwischen passiert alles von selbst. Was Ihr Workflow vorher erzeugt hat, ist dabei egal, denn jedes beliebige Dokument lässt sich so rechtssicher unterschreiben.

  • Titel und Nachricht, die Ihr Unterzeichner zu sehen bekommt
  • Unterzeichner als E-Mail-Adressen, mehrere kommagetrennt
  • Signaturstandard SES, AES oder QES pro Durchlauf wählbar
  • Dokument direkt aus dem vorherigen Schritt, ohne Zwischenablage
  • Auslöser „Unterschrift abgeschlossen“ holt das Ergebnis zurück
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SES, AES und QES

Drei Standards. Sie entscheiden pro Dokument, was nötig ist.

Nicht jedes Dokument braucht die höchste Stufe, und nichts ist teurer als eine qualifizierte Signatur auf einem internen Protokoll. domosign legt die Wahl deshalb in den Workflow, Dokument für Dokument. Alle drei Standards folgen der europäischen eIDAS-Verordnung.

  • SES für formlose Bestätigungen und Zusagen, 1,10 € je Dokument
  • AES für Verträge ohne Formvorschrift, etwa Aufträge, 1,80 € je Dokument
  • QES für alles mit gesetzlicher Schriftform, 3,50 € je Dokument
  • QES maximiert zusätzlich die Beweiskraft formfreier Verträge
  • Beispiel: 15 SES, 3 AES und 2 QES im Monat kosten mit Grundgebühr 33,80 €

Die Sicht Ihrer Unterzeichner

Ein Link in der E-Mail. Mehr muss Ihr Mieter nicht können.

Die häufigste Bremse bei digitalen Unterschriften ist nicht die Technik, sondern die Zumutung für die Gegenseite. Genau die entfällt: Die Unterschrift wird über den Browser angebracht, sobald die Anforderung da ist. Kein Konto, keine Registrierung, keine Software.

  • Anforderung kommt per E-Mail, auf Deutsch
  • Unterschrift im Browser, am Rechner oder am Smartphone
  • Ihre Nachricht steht mit im Anschreiben
  • Jeder Unterzeichner bekommt seine eigene Anforderung
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Einrichtung, denn Zeit ist Geld

In 3 Schritten einsatzbereit.

Kein IT-Projekt. Zugang, Verbindung, Workflow. Danach unterschreibt Ihr Prozess von allein.

  1. 01

    domosign freischalten

    Sie erhalten Ihren Lizenzschlüssel und die Zugangsdaten. Auf Ihren Rechnern wird nichts installiert.

  2. 02

    In fluks verbinden

    domosign als Konnektor in fluks hinzufügen und den Account mit Lizenzschlüssel und Zugangsdaten hinterlegen. Ab jetzt steht die Signatur-Action zur Auswahl.

  3. 03

    Action und Auslöser in den Workflow

    „Elektronische Signatur anfordern (eIDAS)“ an die Stelle ziehen, an der das Dokument fertig ist, Felder befüllen, Auslöser „Unterschrift abgeschlossen" dahinter. Der nächste Durchlauf läuft komplett allein.

Jede Anfrage prüft vorab Ihren Lizenzschlüssel. Liegt das Dokument als RTF vor, wie es bei DOMUS-Vorlagen häufig der Fall ist, wandelt domosign es vor dem Versand automatisch in ein PDF um.

Warum domosign

Im Prozess statt daneben

domosign ist kein weiteres Portal, sondern ein Baustein in dem Workflow, den Sie ohnehin schon nutzen.

Auf geprüfter Infrastruktur

Die Signatur-Infrastruktur kommt von Skribble, einem etablierten E-Signatur-Anbieter im DACH-Raum. domoforce ist offizieller Partner.

Aus der Verwaltung gedacht

Felder, Beschriftungen und Signaturstandards sind auf Mietverträge, Beschlüsse und Freigaben zugeschnitten, nicht auf Entwicklerdokumentation.

Typische Anwendungsfälle

  • Mietverträge und Nachträge rechtssicher abschließen
  • Verwalterverträge und Vollmachten unterschreiben lassen
  • WEG-Beschlüsse und Beiratsunterlagen zeichnen
  • Handwerkeraufträge und Auftragsbestätigungen freigeben
  • Übergabeprotokolle direkt nach dem Termin unterschreiben
  • Formlose Bestätigungen und Zusagen von Mietern einholen

Kundenstimme

domosign hat den letzten manuellen Schritt in unseren DOMUS-Prozessen eliminiert. Unterschreiben funktioniert digital am Smartphone, rechtsgültig, in Minuten statt Wochen.

Marcel Haag, Geschäftsführer

VEWA Hausverwaltung GmbH

Häufige Fragen

Antworten rund um die digitale Signatur mit domosign

Was ist domosign?

domosign ist die digitale Signatur von domoforce für Immobilienverwaltungen. Als Konnektor bringt domosign zwei Bausteine in Ihren fluks-Workflow: eine Action, die eine rechtssichere E-Signatur nach eIDAS anfordert, und einen Auslöser, der das unterschriebene Dokument samt Signaturprotokoll automatisch zurück in den Vorgang legt. Die Signatur-Infrastruktur stammt von Skribble.

Ist eine Unterschrift mit domosign rechtsgültig?

Ja. domosign signiert nach der europäischen eIDAS-Verordnung und bietet alle drei Standards an. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform, etwa viele Mietverträge, nutzen Sie die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Zu jedem signierten Dokument gehört ein Signaturprotokoll als Nachweis.

Welche Signaturstandards unterstützt domosign?

Drei, und Sie wählen pro Dokument im Workflow: die einfache elektronische Signatur (SES) für informelle Dokumente, die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) für Verträge ohne Formvorschrift und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform. Die QES maximiert zusätzlich die Beweiskraft formfreier Verträge.

Was kostet domosign?

Die Grundgebühr beträgt 4,90 € im Monat bei 24 Monaten Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Dazu zahlen Sie je Dokument: 1,10 € für eine einfache, 1,80 € für eine fortgeschrittene und 3,50 € für eine qualifizierte Signatur. Alle Preise verstehen sich zzgl. USt. Beispiel: 20 Signaturen im Monat, davon 15 einfache, 3 fortgeschrittene und 2 qualifizierte, ergeben zusammen mit der Grundgebühr 33,80 €.

Fallen bei der qualifizierten Signatur weitere Kosten an?

Ja, einmalig. Für die QES ist eine Identifikationsprüfung vorgeschrieben. Diese Kosten entstehen für jede Person, die zum ersten Mal eine QES über Skribble nutzt, und werden an Skribble abgeführt. Für denselben Unterzeichner fallen sie danach nicht erneut an.

Wie lange bin ich an domosign gebunden?

Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Danach läuft Ihr Abo normal weiter und ist monatlich kündbar, eine erneute Bindung über zwei Jahre gibt es nicht. Gebunden ist dabei nur die Grundgebühr von 4,90 € im Monat. Die Signaturen rechnen wir verbrauchsabhängig ab: Wird in einem Monat nichts unterschrieben, zahlen Sie dafür auch nichts.

Brauchen meine Unterzeichner ein Konto oder eine Software?

Nein. Ihre Unterzeichner erhalten die Anforderung per E-Mail und bringen die Unterschrift direkt im Browser an, am Rechner oder am Smartphone. Es ist weder eine Registrierung noch eine Installation nötig.

Kann ich domosign ohne fluks nutzen?

Der Konnektor mit seinen zwei Bausteinen läuft in fluks und gibt das Ergebnis dorthin zurück. Für einzelne Unterschriften außerhalb eines Workflows erhalten Sie über domoforce als Skribble-Partner zusätzlich einen Zugang zur Skribble-Weboberfläche und können dort jedes PDF hochladen und unterschreiben lassen.

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Wann brauche ich domosign und wann reicht domoPDF?

Die Frage ist, wer unterschreibt. domosign holt die Unterschrift bei einer anderen Person ein: Der Unterzeichner bekommt eine Anforderung per E-Mail und unterschreibt im Browser, rechtssicher nach eIDAS. Wenn dagegen Ihr Haus selbst zeichnet, etwa auf einem Vermerk oder einer internen Freigabe, setzt domoPDF die Unterschrift direkt im Workflow, auf Wunsch mit Ihrem eigenen Zertifikat. Beide laufen in fluks und lassen sich kombinieren.

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Welche Dokumente kann ich unterschreiben lassen?

Jedes beliebige Dokument, das Ihr Workflow erzeugt oder lädt. Unterschrieben wird als PDF. Liegt eine DOMUS-Vorlage im RTF-Format vor, wandelt domosign sie vor dem Versand automatisch um, ohne dass jemand eingreifen muss.

Wo landet das unterschriebene Dokument?

Wieder in Ihrem fluks-Vorgang. Sobald alle unterschrieben haben, lädt domosign das signierte PDF zusammen mit dem Signaturprotokoll und übergibt beides über den Auslöser „Unterschrift abgeschlossen“ an den Workflow. Von dort kann es weiterverarbeitet und abgelegt werden.

Der nächste Mietvertrag geht digital raus.

Zwei Bausteine im Workflow, 4,90 € Grundgebühr im Monat bei 24 Monaten Mindestlaufzeit und danach nur die Dokumente, die wirklich unterschrieben werden. Der Papierweg war der teuerste Teil daran.

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