Digitale Signatur für Hausverwaltungen: in zwei Schritten, nicht in zwei Wochen.

domosign ist die digitale Signatur von domoforce für Immobilienverwaltungen. Als Konnektor bringt domosign zwei Bausteine in Ihren fluks-Workflow: eine Action, die eine rechtssichere E-Signatur nach eIDAS anfordert, und einen Auslöser, der das unterschriebene Dokument samt Signaturprotokoll automatisch zurück in den Vorgang legt. Die Signatur-Infrastruktur stammt von Skribble.

Ja. domosign signiert nach der europäischen eIDAS-Verordnung und bietet alle drei Standards an. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform, etwa viele Mietverträge, nutzen Sie die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Zu jedem signierten Dokument gehört ein Signaturprotokoll als Nachweis.

Drei, und Sie wählen pro Dokument im Workflow: die einfache elektronische Signatur (SES) für informelle Dokumente, die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) für Verträge ohne Formvorschrift und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform. Die QES maximiert zusätzlich die Beweiskraft formfreier Verträge.

Das hängt vom Vertrag ab. Für Verträge mit gesetzlicher Schriftform braucht es die QES, für formfreie Verträge genügt die AES. Ob Ihr Mietvertrag der Schriftform unterliegt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung. Unser Ratgeber erklärt die Unterschiede für Mietverträge mit den Paragrafen dazu.

Ratgeber: Mietvertrag digital unterschreiben →

Die Grundgebühr beträgt 99 € im Jahr bei 24 Monaten Mindestlaufzeit, danach jährlich kündbar. Dazu zahlen Sie je Dokument: 1,10 € für eine einfache, 1,80 € für eine fortgeschrittene und 3,50 € für eine qualifizierte Signatur. Die Signaturen rechnen wir monatlich nach Verbrauch ab, gezählt wird jedes vollständig unterschriebene Dokument. Alle Preise verstehen sich zzgl. USt. Beispiel: 20 Signaturen im Monat, davon 15 einfache, 3 fortgeschrittene und 2 qualifizierte, kosten 28,90 €, dazu kommt die Grundgebühr von 99 € im Jahr.

Ja, einmalig für jede Person, die zum ersten Mal mit QES über Skribble unterschreibt. Für die QES ist eine Identifizierung mit Ausweis vorgeschrieben. Die Person wird beim Unterschreiben dazu aufgefordert und bezahlt sie direkt beim Identifizierungspartner von Skribble. Diese Kosten sind nicht in den 3,50 € je Dokument enthalten, und wir rechnen sie nicht ab. Für dieselbe Person fallen sie danach nicht erneut an. Weisen Sie Ihre Unterzeichner am besten vorab darauf hin. Bei SES und AES fallen keine weiteren Kosten an.

Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Danach verlängert sich Ihr Abo jeweils um ein Jahr und ist zum Ende jedes Abrechnungsjahres kündbar, eine erneute Bindung über zwei Jahre gibt es nicht. Gebunden ist dabei nur die Grundgebühr von 99 € im Jahr. Die Signaturen rechnen wir verbrauchsabhängig ab: Wird in einem Monat nichts unterschrieben, zahlen Sie dafür auch nichts.

Nein. Ihre Unterzeichner erhalten die Anforderung per E-Mail und bringen die Unterschrift direkt im Browser an, am Rechner oder am Smartphone. Es ist weder eine Registrierung noch eine Installation nötig. Bei AES und QES kann Skribble zusätzlich eine Bestätigung auf dem Handy verlangen, bei der QES kommt einmalig die Identifizierung mit Ausweis dazu.

Nein. Ihre Vorlage bleibt, wie sie ist. Der Unterzeichner öffnet das Dokument über den Link in der E-Mail und unterschreibt mit einem Klick auf „Jetzt signieren“. Rechtlich zählen der gewählte Signaturstandard und das elektronische Zertifikat im PDF, nicht die Stelle, an der eine sichtbare Unterschrift steht. Skribble schreibt dazu: „Die visuelle Signatur dient als optionales Element und hat keinen Einfluss auf die Beweiskraft Ihrer elektronischen Signatur.“

Visuelle Signatur bei Skribble →

Ja. Aktivieren Sie in der Aktion „Elektronische Signatur anfordern (eIDAS)“ die Option „Reihenfolge einhalten“. Dann unterschreiben die Personen nacheinander, in der Reihenfolge, in der ihre E-Mail-Adressen eingetragen sind, etwa erst der Mieter, dann der Eigentümer. Die nächste Person ist erst an der Reihe, wenn die vorherige unterschrieben hat. Ohne die Option unterschreiben alle gleichzeitig.

Nein. domosign läuft als Konnektor in fluks und gibt das signierte Dokument und das Signaturprotokoll dorthin zurück. Einen Weg ohne fluks gibt es nicht.

Automatisierung mit fluks ansehen →

Ja. Weil domosign Ihre Dokumente in Ihrem Auftrag an Skribble überträgt, gilt zwischen uns ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er beschreibt, welche Daten wir verarbeiten und wie wir sie schützen, und nennt Skribble und unseren Hostinganbieter in Deutschland als Unterauftragsverarbeiter. Der Vertrag gilt mit Ihrer Bestellung, eine Unterschrift ist nicht nötig. Sie können ihn online lesen und als PDF speichern, die von uns unterzeichnete Fassung laden Sie dort ebenfalls herunter.

Zum Auftragsverarbeitungsvertrag →

Die Frage ist, wer unterschreibt. domosign holt die Unterschrift bei einer anderen Person ein: Der Unterzeichner bekommt eine Anforderung per E-Mail und unterschreibt im Browser, rechtssicher nach eIDAS. Wenn dagegen Ihr Haus selbst zeichnet, etwa auf einem Vermerk oder einer internen Freigabe, setzt domoPDF die Unterschrift direkt im Workflow, auf Wunsch mit Ihrem eigenen Zertifikat. Beide laufen in fluks und lassen sich kombinieren.

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Jedes beliebige Dokument, das Ihr Workflow erzeugt oder lädt. Unterschrieben wird als PDF. Liegt eine DOMUS-Vorlage im RTF-Format vor, wandelt domosign sie vor dem Versand automatisch um, ohne dass jemand eingreifen muss.

Wieder in Ihrem fluks-Vorgang. Sobald alle unterschrieben haben, lädt domosign das signierte PDF zusammen mit dem Signaturprotokoll und übergibt beides über den Auslöser „Unterschrift abgeschlossen“ an den Workflow. Von dort kann es weiterverarbeitet und abgelegt werden. Beide kommen als eigene Dateien, benannt nach dem Titel der Anfrage, etwa „Mietvertrag Musterstraße 1_signiert.pdf“. Für frühere Anfragen holt die Aktion „Signaturprotokoll abrufen“ das Protokoll nachträglich.

In der domosign-Übersicht unter apps.domoforce.de/domosign. Sie melden sich mit Ihrem Lizenzschlüssel und der E-Mail-Adresse aus Ihrer Bestellung an und bekommen einen Anmeldelink per E-Mail, ein Passwort gibt es nicht. Dort sehen Sie jedes Dokument, das gerade zur Unterschrift unterwegs ist, wer noch nicht unterschrieben hat und seit wie vielen Tagen es offen ist. Beim ersten Mal bestätigen Sie einmalig den Auftragsverarbeitungsvertrag. Zusätzlich zeigt fluks in den Ausführungen Ihres Workflows, welche Anfragen noch laufen.