Mietkaution anlegen: Pflichten der Verwaltung, Treuhandkonto und der saubere Ablauf

Die Mietkaution anlegen klingt nach einer Nebensache: Geld kommt rein, Geld geht auf ein Konto. Im Verwalteralltag ist es das Gegenteil. Die Kaution ist fremdes Geld, sie gehört bis zur Abrechnung dem Mieter, und fast jeder Fehler bei der Anlage fällt erst Jahre später auf, dann aber teuer. Drei Fragen entscheiden über einen sauberen Vorgang: Wie hoch darf die Sicherheit sein, wie muss sie liegen, und wann muss abgerechnet werden?

Was ist die Mietkaution?

Die Mietkaution ist die Sicherheit, die der Mieter für die Erfüllung seiner Pflichten aus dem Mietverhältnis stellt. Sie deckt zum Beispiel Mietrückstände, Schäden über die normale Abnutzung hinaus oder Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung. Üblich ist die Barkaution; daneben gibt es Bürgschaften und Verpfändungserklärungen. Für Wohnraum regelt § 551 BGB den Rahmen, und dieser Rahmen ist eng.

Die Rechtslage: vier Absätze, die den ganzen Vorgang bestimmen

Höhe: maximal drei Nettokaltmieten. Nach § 551 Abs. 1 BGB darf die Sicherheit höchstens das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete betragen, Betriebskosten bleiben dabei außen vor. Die Grenze gilt für alle Sicherheiten zusammen, nicht je Sicherungsart.

Zahlung: der Mieter darf in drei Raten zahlen. § 551 Abs. 2 BGB gibt dem Mieter das Recht auf drei gleiche Monatsraten. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die weiteren mit den folgenden Mietzahlungen. Eine Klausel, die die Kaution in einer Summe vorab verlangt, geht ins Leere.

Anlage: getrennt vom Vermögen des Vermieters. § 551 Abs. 3 BGB verlangt die Anlage bei einem Kreditinstitut zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist, und zwar getrennt vom Vermögen des Vermieters. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. In der Praxis heißt das: ein offen als Treuhandkonto geführtes Sonder- oder Anderkonto, nicht das Geschäftskonto und nicht das Objektkonto.

Abweichungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam. § 551 Abs. 4 BGB macht jede Vereinbarung unwirksam, die den Mieter schlechter stellt. Eine im Mietvertrag geregelte Ausnahme rettet einen falsch geführten Kautionsbestand also nicht.

Wie ernst die Trennung gemeint ist, zeigt eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs: Der Mieter darf die Zahlung der Kaution davon abhängig machen, dass der Vermieter zuvor ein insolvenzfestes Konto benennt (BGH, Urteil vom 13.10.2010, Az. VIII ZR 98/10). Der Schutz beginnt damit nicht erst im Schadensfall, sondern schon bei Vertragsbeginn. Wer kein taugliches Konto benennen kann, bekommt schlicht kein Geld.

Was das für die Verwaltung im Alltag bedeutet

Drei Dinge folgen daraus, und sie sind unabhängig von der Größe der Verwaltung:

• Ein eigener Bestand, kein Sammeltopf. Kautionen gehören getrennt geführt und einzeln zuordenbar. Ein Sammelkonto ohne saubere Zuordnung je Mietverhältnis ist im Streitfall schwer zu verteidigen.
• Nachweis auf Verlangen. Der Mieter hat ein Interesse daran zu erfahren, wo seine Kaution liegt, und er wird danach fragen. Ein Beleg über die Anlage gehört deshalb in die Akte, nicht in die Erinnerung.
• Dokumentierte Übergabe beim Eigentümer- oder Verwalterwechsel. Wechselt das Eigentum oder die Verwaltung, muss der Kautionsbestand mit Nachweis übergeben werden. Genau hier entstehen die Lücken, die später niemand mehr auflösen kann.

Die Abrechnung am Ende: angemessene Frist, keine starre Sechs-Monats-Regel

Nach dem Auszug gilt kein Stichtag, an dem die Kaution automatisch auszuzahlen wäre. Der Bundesgerichtshof hat das so formuliert: „Die Mietkaution sichert auch noch nicht fällige Ansprüche, die sich aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung ergeben, und erstreckt sich damit auf Nachforderungen aus einer nach Beendigung des Mietverhältnisses noch vorzunehmenden Abrechnung der vom Mieter zu tragenden Betriebskosten. Deshalb darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Mietkaution bis zum Ablauf der ihm zustehenden Abrechnungsfrist einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist” (BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05).

Die oft genannten sechs Monate sind ein Orientierungswert, keine Auszahlungsfrist. Die Sechsmonatsfrist in § 548 Abs. 1 BGB betrifft die Verjährung der Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, nicht den Rückzahlungsanspruch des Mieters. Wie viel Zeit angemessen ist, hängt am Einzelfall: Steht die Betriebskostenabrechnung noch aus, darf ein angemessener Teil einbehalten werden, der Rest aber nicht.

Was die Verwaltung dafür berechnet

Die Entgegennahme und Anlage einer Barkaution ist Arbeit: Konto einrichten, Eingang prüfen, zuordnen, belegen, am Ende abrechnen und auszahlen. Im Leistungsverzeichnis Mietverwaltung des Verbands ist genau das eine eigene Position, ebenso wie die Verwahrung von Bürgschaften und Verpfändungserklärungen. Die Rechnungstextbausteine dieses Verzeichnisses sind durch die GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH anwaltlich geprüft, der Text steht damit belastbar auf der Rechnung.

Was davon in Ihrem Haus vergütungsfähig ist, entscheidet Ihr Verwaltervertrag, nicht ein Ratgeber. Zwei Dinge gelten aber unabhängig davon: Der Umfang der Leistung sollte benannt sein, bevor sie erbracht wird, und die Abrechnung braucht einen Text, der die Leistung genau beschreibt. Eine Sammelposition „Verwaltungsaufwand” ist beides nicht.

Wie Sie mehrere Leistungen eines Mieterwechsels in einem Vorgang abrechnen, steht auf der Seite Vermietungsleistungen abrechnen.

Der effiziente Ablauf: erst die Zahlung, dann die Leistung

Der Aufwand rund um die Kaution verteilt sich auf viele kleine Schritte, und kleine Schritte werden selten berechnet. Mit domopay läuft der bezahlte Teil davon in einer festen Reihenfolge:

1. Leistung im Katalog auswählen: Die Leistung steht mit Preis und Beschreibung im Katalog, bei Vermietungsleistungen mit dem geprüften Rechnungstext aus dem Leistungsverzeichnis. Den Betrag legen Sie selbst fest.
2. Zahlungslink oder QR-Code senden: Der Empfänger bekommt eine kurze, dauerhaft gleiche Adresse und zahlt online, per Karte, Apple Pay, Google Pay, SEPA oder Klarna.
3. Rechnung und Beleg laufen automatisch: domopay erstellt die Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG und den Empfangsbeleg selbst und versendet beides. Auf Wunsch fließt alles per DATEV-Export in die Buchhaltung.
4. Leistung nach Zahlungseingang: Der nächste Arbeitsschritt startet erst, wenn das Geld da ist. Kein Nachfassen, keine offenen Kleinbeträge.

Häufige Fragen

Wie hoch darf die Kaution höchstens sein? Höchstens drei Nettokaltmieten, also ohne Betriebskosten (§ 551 Abs. 1 BGB). Die Grenze gilt für alle Sicherheiten zusammen. Eine höhere Vereinbarung ist nach § 551 Abs. 4 BGB insoweit unwirksam.

Reicht ein normales Geschäftskonto für die Anlage? Nein. § 551 Abs. 3 BGB verlangt die Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters. In der Praxis führt das zu einem offen als Treuhandkonto geführten Sonder- oder Anderkonto. Nach dem BGH darf der Mieter die Zahlung sogar verweigern, bis ein insolvenzfestes Konto benannt ist (VIII ZR 98/10).

Muss die Kaution nach sechs Monaten ausgezahlt werden? Nein, eine feste Frist gibt es nicht. Der Vermieter darf einen angemessenen Teil einbehalten, solange eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung zu erwarten ist (BGH, VIII ZR 71/05). Die Sechsmonatsfrist des § 548 Abs. 1 BGB betrifft etwas anderes, nämlich die Verjährung der Ersatzansprüche des Vermieters.

Darf der Mieter die Kaution in Raten zahlen? Ja. § 551 Abs. 2 BGB gibt ihm das Recht auf drei gleiche Monatsraten, die erste zu Mietbeginn. Eine Klausel, die die volle Summe vorab verlangt, ist zu seinem Nachteil und damit unwirksam.

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Fazit

Bei der Mietkaution entscheidet nicht die Höhe über den Ärger, sondern die Form: drei Nettokaltmieten als Obergrenze, Ratenrecht des Mieters, getrennte Anlage auf einem erkennbaren Treuhandkonto, am Ende eine Abrechnung in angemessener Zeit. Wer das sauber führt, hat im Streitfall nichts zu erklären.

Und der Aufwand dahinter darf sichtbar werden. Wie viel Umsatz in Ihren Sonderleistungen steckt, zeigt der Umsatzrechner in zwei Minuten. Wo im Verwaltungsalltag sonst noch Zeit liegen bleibt, finden Sie mit dem Effizienz Check.

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Quellen: § 551 BGB, Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten (dejure.org) · § 548 BGB, Verjährung der Ersatzansprüche und des Wegnahmerechts (dejure.org) · BGH, Urteil vom 13.10.2010, VIII ZR 98/10, Pressemitteilung Nr. 193/2010 (bundesgerichtshof.de) · BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05, Leitsatz und Einordnung · Übersicht zur Abrechnungs- und Prüfungsfrist bei der Mietkaution (juraforum.de). Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.