Konnektor für casavi und DocuWare

Standard-Workflows fertig, Einrichtung übernehmen wir

Die casavi Schnittstelle zu DocuWare: Belege landen von selbst am Vorgang.

casaviConnect überträgt Dokumente aus DocuWare direkt an den passenden Vorgang in casavi, inklusive Datei, Kommentar und sprechendem Namen. Kein Download, kein Upload, kein Suchen im Archiv. Ihr Team legt ab wie immer, Eigentümer und Mieter sehen den Beleg Sekunden später im Portal.

In 3 Schritten einsatzbereit ↓

Funktioniert mit Ihren Systemen

casaviConnect sitzt zwischen Ihrem DocuWare-Archiv und dem casavi-Portal. Beide Systeme bleiben, wie sie sind. Sie bekommen nur die Verbindung dazwischen.

  • casavi Logo Voll integriert
  • DocuWare Logo Voll integriert

Was ist casaviConnect?

casaviConnect ist die casavi Schnittstelle zu DocuWare. Der Konnektor überträgt Dokumente aus Ihrem DocuWare-Archiv automatisch an den passenden Vorgang im casavi-Kundenportal, mit Datei, Kommentar und sprechendem Dateinamen. Aus zwei getrennten Systemen wird ein Ablauf: Ihr Team legt einmal ab, Eigentümer, Mieter und Dienstleister sehen die Unterlage dort, wo sie ohnehin nachschauen.

Über die Dokumentenübergabe hinaus kann casaviConnect Vorgänge in casavi anlegen, aktualisieren, kommentieren und auslesen. Als Auslöser aus casavi unterstützen wir die Anlage von Vorgängen. casaviConnect richtet sich an Haus- und Immobilienverwaltungen, die casavi und DocuWare parallel einsetzen und den täglichen Weg zwischen Archiv und Portal loswerden möchten.

Ihr Nutzen mit casaviConnect

Der Beleg ist im Portal, bevor jemand danach fragt.

Kein Download, kein Upload

Der klassische Weg kostet vier Handgriffe: Dokument in DocuWare suchen, herunterladen, in casavi den Vorgang öffnen, hochladen. casaviConnect streicht alle vier. Sie legen ab wie immer, die Datei ist am Vorgang.

0× hochladen

Immer der richtige Vorgang

Die Vorgangsnummer kommt als Auswahlliste aus casavi in Ihr DocuWare-Archiv. Ausgewählt statt abgetippt, deshalb landet kein Beleg im falschen Ticket.

Sprechende Namen statt Scan_0421

Der Dateiname entsteht aus Ihren DocuWare-Indexdaten. Im Portal steht danach „Heizkostenabrechnung 2026" und nicht die Nummer aus dem Scanner.

Belegprüfung ohne Terminabsprache

Ein Sammelvorgang je Objekt und Jahr bündelt alle Rechnungen und wird für Eigentümer und Beirat sichtbar geschaltet. Prüfung läuft, Ihr Kalender bleibt frei.

Ruhe im Postfach

Wer die Unterlage selbst im Portal findet, schreibt keine E-Mail. Weniger Nachforderungen, weniger Nachfassen, weniger Suchen für Ihr Team.

Ablage bleibt revisionssicher

Führendes Archiv bleibt DocuWare. casavi bekommt die Kopie im Vorgang, die Originalablage und ihre Nachvollziehbarkeit rühren wir nicht an.

DocuWare casaviConnect casavi

Ein Weg vom Archiv ins Kundenportal, ohne Zwischenstopp im Downloadordner.

Vorher und nachher

Schluss mit dem Dokumenten-Pingpong zwischen Archiv und Portal.

Ihre Herausforderungen

  • Dokumente doppelt in der Hand

    Jeder Beleg wird aus DocuWare heruntergeladen und in casavi wieder hochgeladen. Dieselbe Datei, zweimal angefasst.

  • Falsche Zuordnung

    Vorgangsnummern werden abgetippt. Ein Zahlendreher genügt, und der Beleg hängt am falschen Ticket oder gar nirgends.

  • Rückfragen als Dauerlast

    Eigentümer und Mieter fordern Unterlagen per E-Mail an. Jede Anfrage kostet Suchzeit, obwohl das Dokument längst archiviert ist.

  • Belegprüfung als Kraftakt

    Für die Prüfung durch Eigentümer oder Beirat werden Rechnungen einzeln zusammengesucht und verschickt.

Unsere Lösung mit casaviConnect

  • Einmal ablegen genügt

    Sie legen in DocuWare ab wie gewohnt. casaviConnect überträgt die Datei an den Vorgang in casavi und setzt den Kommentar dazu.

  • Auswahl statt Tippfehler

    Die offenen casavi-Vorgänge stehen als Auswahlliste im DocuWare-Archiv. Ausgewählt wird, was es wirklich gibt.

  • Selbstbedienung im Portal

    Unterlagen liegen sichtbar am Vorgang. Eigentümer, Mieter und Beirat sehen selbst nach, statt bei Ihnen anzufragen.

  • Sammelvorgang für das ganze Jahr

    Alle Rechnungen eines Objekts im Abrechnungszeitraum landen an einem Vorgang und werden mit einem Klick freigegeben.

Der Weg des Dokuments

Ablegen wie immer. Den Rest macht der Konnektor.

In DocuWare ändert sich für Ihr Team fast nichts. Ein Feld kommt dazu: die Vorgangsnummer aus casavi, hinterlegt als Auswahlliste. Sobald das Dokument abgelegt ist, hängt es am Vorgang im Portal, mit sauberem Namen und einem Kommentar, der sagt, was angekommen ist.

  • Die Auswahlliste zieht die offenen Vorgänge aus casavi, Sie wählen statt zu tippen
  • Der Dateiname entsteht aus Ihren Indexdaten, nicht aus der Scannernummer
  • Datei und Kommentar landen gemeinsam am Vorgang
  • Für Ihr Team bleibt es ein Ablagevorgang, kein zweites System

Mehr als Dokumente

Der volle Zugriff auf Vorgänge in casavi.

Dokumente sind der Kern, aber nicht die Grenze. casaviConnect legt Vorgänge an, aktualisiert sie, kommentiert sie und liest sie aus. Als Auslöser aus casavi unterstützen wir die Anlage neuer Vorgänge.

  • Datei hochladen und Kommentar setzen
  • Vorgang anlegen, aktualisieren, lesen oder löschen
  • Auslöser: neu angelegter Vorgang in casavi
  • Damit lassen sich eigene Abläufe abbilden, nicht nur die Dokumentenübergabe

Belegprüfung

Ein Vorgang, ein Jahr, alle Rechnungen.

Für die Belegprüfung sammelt casaviConnect die Rechnungen eines Objekts aus dem Abrechnungszeitraum an einem Sammelvorgang. Einmal sichtbar geschaltet, prüfen Eigentümer und Beirat selbst.

  • Ein Sammelvorgang je Objekt und Abrechnungsjahr
  • Rechnungen kommen über das Rechnungsdatum aus DocuWare
  • Sprechender Vorgangsname statt Aktenzeichen
  • Sichtbar für Eigentümer und Beirat, ohne Versand per E-Mail

Einrichtung, denn Zeit ist Geld

In 3 Schritten einsatzbereit.

Kein monatelanges IT-Projekt. Die Workflows sind standardisiert und fertig, die Einrichtung übernehmen wir. Einfacher geht es nicht.

  1. 01

    casaviConnect bestellen

    Sie sagen uns, welche Dokumente künftig im Portal landen sollen. Mehr Vorbereitung brauchen wir von Ihnen nicht.

  2. 02

    Einrichtung durch uns

    Wir bereiten Ihr DocuWare-Archiv vor, richten die Auswahlliste der casavi-Vorgänge ein und aktivieren die Standard-Workflows.

  3. 03

    Ablegen und fertig

    Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt. Jedes abgelegte Dokument geht an den ausgewählten Vorgang in casavi.

Die Verknüpfung entsteht über die Vorgangsnummer, die aus casavi in Ihr DocuWare-Archiv gespiegelt wird. Ausgelöst wird sie durch die Anlage eines Vorgangs in casavi, deshalb stehen ab dem Start alle neuen Vorgänge zur Auswahl. Welche Dokumentarten übertragen werden, stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.

Warum casaviConnect

Prozess vor Produkt

Wir starten nicht mit einer Tool-Empfehlung, sondern mit der Frage, wo im Verwaltungsalltag Aufwand, Medienbrüche oder manuelle Nacharbeit entstehen.

Bestehende Systeme nutzen

Ziel ist nicht der unnötige Systemwechsel, sondern die bessere Verbindung vorhandener Anwendungen wie casavi und DocuWare.

Spezialisiert auf Immobilienverwaltung

Unsere Lösungen sind auf die typischen Prozesse, Datenflüsse und Systemlandschaften von Haus- und Immobilienverwaltungen ausgerichtet.

Typische Anwendungsfälle

  • Rechnungen aus DocuWare an den casavi Vorgang
  • Sammelvorgang zur Belegprüfung für Eigentümer und Beirat
  • Protokolle und Infoschreiben im Kundenportal bereitstellen
  • Nebenkostenabrechnungen ohne Einzelversand zugänglich machen
  • Kommentar am Vorgang aus dem Workflow setzen
  • Vorgänge in casavi anlegen und aktualisieren

Häufige Fragen

Antworten rund um casaviConnect und die casavi Schnittstelle

Was macht casaviConnect?

casaviConnect ist die Schnittstelle zwischen casavi und DocuWare. Der Konnektor überträgt Dokumente aus dem DocuWare-Archiv an den passenden Vorgang in casavi, inklusive Datei-Upload und Kommentar. Zusätzlich kann er Vorgänge in casavi anlegen, aktualisieren, auslesen und löschen.

In welche Richtung laufen die Dokumente?

Der Kernnutzen läuft von DocuWare nach casavi. Ein in DocuWare abgelegtes Dokument wird an den ausgewählten casavi-Vorgang gehängt, damit Eigentümer, Mieter und Dienstleister es im Portal sehen. DocuWare bleibt dabei das führende, revisionssichere Archiv.

Funktionen ansehen →

Wie findet casaviConnect den richtigen Vorgang?

Über die Vorgangsnummer aus casavi. Sie steht in Ihrem DocuWare-Archiv als Auswahlliste bereit, gefüllt aus den Vorgängen in casavi. Ihr Team wählt bei der Ablage den Vorgang aus, statt eine Nummer abzutippen. Damit sind Zahlendreher und Falschzuordnungen ausgeschlossen.

Welchen Auslöser aus casavi unterstützt casaviConnect?

Als Auslöser unterstützen wir die Anlage von Vorgängen in casavi. Sobald in casavi ein neuer Vorgang entsteht, steht er für die Verknüpfung mit DocuWare bereit.

Wie funktioniert die Belegprüfung mit casaviConnect?

Über einen Sammelvorgang je Objekt und Abrechnungsjahr. Alle Rechnungen des Zeitraums werden aus DocuWare an diesen einen Vorgang gehängt und gemeinsam für Eigentümer und Beirat sichtbar geschaltet. Die Prüfung läuft im Portal, ohne Einzelversand per E-Mail.

Wie aufwendig ist die Einrichtung?

Für Sie kaum spürbar. Die Workflows sind standardisiert und ermöglichen den Sofort-Start, die Einrichtung übernehmen wir komplett. Dazu gehören die Vorbereitung des DocuWare-Archivs, die Auswahlliste der casavi-Vorgänge und die Aktivierung der Standardabläufe.

Einrichtung ansehen →

Müssen wir casavi oder DocuWare umstellen?

Nein. Beide Systeme bleiben, wie sie sind. casaviConnect setzt auf Ihre bestehende Ablage auf und ergänzt in DocuWare lediglich das Feld für die casavi-Vorgangsnummer. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Masken.

Was kostet casaviConnect?

Den Preis stimmen wir anhand Ihres Umfangs ab, etwa welche Dokumentarten übertragen werden und ob der Sammelvorgang für die Belegprüfung dazugehört. Sagen Sie uns kurz, was Sie brauchen, und Sie erhalten ein festes Angebot.

Angebot anfordern →

Ist casaviConnect nur für große Verwaltungen geeignet?

Nein. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern wie oft Dokumente zwischen Archiv und Portal wandern. Wo täglich Belege heruntergeladen und wieder hochgeladen werden, rechnet sich der Konnektor schnell.

Nie wieder einen Beleg von A nach B tragen.

Verbinden Sie casavi und DocuWare zu einem Weg. Dokumente landen am richtigen Vorgang, Eigentümer und Mieter bedienen sich selbst, Ihr Team gewinnt die Zeit zurück.

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