Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: Pflicht, Kosten und der effiziente Ablauf

Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung gehört zu den häufigsten Anfragen im Alltag von Haus- und Immobilienverwaltungen: Ein Mieter zieht aus, der neue Vermieter verlangt einen Nachweis, dass keine Mietrückstände bestehen, und die Anfrage landet bei Ihnen im Postfach. Drei Fragen stellen sich dann jedes Mal. Müssen Sie die Bescheinigung ausstellen? Dürfen Sie dafür etwas berechnen? Und wie organisieren Sie den Ablauf so, dass er kein Verlustgeschäft wird?

Was ist eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung?

Mit der Bescheinigung bestätigt der Vermieter (oder die Verwaltung in seinem Auftrag), dass der Mieter keine Mietschulden hat. Neue Vermieter verlangen sie gern als Bonitätsnachweis bei der Wohnungsbewerbung, ähnlich wie eine Schufa-Auskunft oder Gehaltsnachweise.

Besteht eine Pflicht zur Ausstellung? Nein.

Der Bundesgerichtshof hat das eindeutig entschieden: Mieter haben keinen Anspruch auf eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung (BGH, Urteil vom 30.09.2009, Az. VIII ZR 238/08). Die Ausstellung ist weder verkehrsüblich noch eine vertragliche Nebenpflicht aus dem Mietverhältnis.

Die Begründung ist aus Verwaltersicht nachvollziehbar: Eine pauschale Bestätigung der Schuldenfreiheit kann später wie ein Verzicht auf noch offene Forderungen wirken, etwa wenn die Betriebskostenabrechnung noch aussteht. Wer sie vorschnell ausstellt, bindet sich unter Umständen an eine Aussage, die zum Zeitpunkt des Auszugs noch gar nicht sicher getroffen werden kann.

Zwei Einschränkungen gelten: Ist die Ausstellung im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart, bleibt es bei dieser Vereinbarung. Und auf Quittungen über einzelne gezahlte Beträge hat der Mieter nach § 368 BGB weiterhin Anspruch. Die Quittung über konkrete Zahlungen ist aber etwas anderes als die pauschale Bestätigung, dass gar keine Schulden bestehen.

Was darf die Verwaltung dafür berechnen?

Weil keine Pflicht besteht, ist die Bescheinigung eine freiwillige Zusatzleistung. In der Praxis berechnen viele Vermieter und Verwaltungen dafür eine Aufwandspauschale; in gängigen Ratgebern werden Beträge bis etwa 50 Euro genannt, meist liegen sie darunter. Höchstrichterlich geklärt ist die Zulässigkeit einer solchen Gebühr gegenüber dem Mieter allerdings nicht. Umso wichtiger sind zwei Dinge:

• Transparenz: Der Preis wird vorab genannt, der Mieter entscheidet sich bewusst dafür. Keine versteckten Posten.
• Sauberer Beleg: Zur Zahlung gehört eine ordentliche Rechnung. Das schützt beide Seiten und hält die Buchhaltung sauber.

Praktisch bewährt hat sich ein fester Katalogpreis statt einer Einzelfall-Diskussion: Die Leistung steht mit Preis in Ihrem Leistungskatalog, jede Anfrage läuft gleich ab, niemand verhandelt am Telefon.

Der effiziente Ablauf: erst die Zahlung, dann das Dokument

Das eigentliche Problem ist selten die Bescheinigung selbst, sondern der Ablauf drumherum: Anfrage per E-Mail, Rückfragen, Dokument rausschicken, und der Kleinbetrag wird nie bezahlt oder muss mühsam angemahnt werden. Für eine Leistung, auf die kein Anspruch besteht, ist das doppelt ärgerlich.

Mit domopay dreht sich die Reihenfolge um:

1. Leistung im Katalog auswählen: Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung ist Teil des fertigen Leistungskatalogs mit über 50 vorbereiteten Sonderleistungen für Hausverwaltungen. Den Preis passen Sie frei an.
2. Zahlungslink senden: Der Mieter bekommt einen kurzen, stabilen Link oder QR-Code und zahlt online, per Karte, Apple Pay, Google Pay, SEPA oder Klarna.
3. Rechnung und Beleg laufen automatisch: domopay versendet die Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG und den Empfangsbeleg von selbst. Auf Wunsch fließt alles per DATEV-Export in die Buchhaltung.
4. Bescheinigung ausstellen: Erst nach Zahlungseingang erbringen Sie die Leistung. Kein Nachlaufen, keine offenen Kleinbeträge.

So wird aus einer lästigen Anfrage ein sauberer, bezahlter Vorgang von wenigen Minuten.

Häufige Fragen

Hat der Mieter Anspruch auf die Bescheinigung? Nein. Nach dem BGH-Urteil vom 30.09.2009 (VIII ZR 238/08) besteht kein Anspruch, außer die Ausstellung wurde im Mietvertrag vereinbart. Anspruch auf Quittungen über gezahlte Beträge (§ 368 BGB) bleibt davon unberührt.

Welche Pauschale ist üblich? Gängige Ratgeber nennen Beträge bis rund 50 Euro. Da die Zulässigkeit einer Gebühr nicht abschließend geklärt ist, gilt: Preis transparent vorab nennen und die Zahlung ordentlich belegen. Eine verbindliche Einschätzung für Ihren Einzelfall ersetzt nur eine Rechtsberatung.

Dürfen wir die Ausstellung von der Zahlung abhängig machen? Besteht keine vertragliche Pflicht, erbringen Sie eine freiwillige Leistung. Vieles spricht dann dafür, sie erst nach Zahlungseingang zu erbringen, genau das bildet der Ablauf mit Zahlungslink ab. Im Zweifel klärt die vertragliche Situation Ihre Rechtsberatung.

Wie schnell ist das eingerichtet? Der domopay Starter-Tarif kostet 0 € Grundgebühr im Monat. Bei der Anmeldung werden ausgewählte Katalog-Leistungen automatisch als Produkte mit Zahlungslinks angelegt, der erste Link ist in wenigen Minuten verschickt. Jetzt kostenlos starten

Fazit

Sie müssen die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung nicht ausstellen. Wenn Sie es tun, dann als klar definierte Sonderleistung: fester Preis im Katalog, Zahlung vorab per Link, Rechnung und Beleg automatisch. Was konsequentes Abrechnen bei Ihren Zahlen ausmacht, rechnet Ihnen der Umsatzrechner in 30 Sekunden vor. Und wie viele solcher Leistungen in Ihrer Verwaltung heute unbezahlt bleiben, zeigt der kostenlose Effizienz Check.

Quellen: BGH, Urteil vom 30.09.2009, VIII ZR 238/08 (dejure.org), Vermieterverein e. V., immoverkauf24. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.