Unterlagen beim Wohnungsverkauf: Was die Hausverwaltung berechnen darf

Verkauft ein Eigentümer seine Wohnung, klingelt es bei der Hausverwaltung: Makler und Kaufinteressenten wollen Teilungserklärung, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen und Angaben zur Rücklage sehen, der Notar braucht gegebenenfalls die Verwalterzustimmung. Das ist ein echtes Arbeitspaket, und es lohnt sich, sauber zu trennen, was davon bezahlte Sonderleistung ist und was nicht.

Welche Unterlagen typischerweise gebraucht werden

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung fragen Käufer, Banken und Notare regelmäßig an: Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Versammlungsprotokolle der letzten Jahre, aktuelle Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, Stand der Erhaltungsrücklage, laufende Beschlüsse und Informationen zu anstehenden Maßnahmen. Vieles davon liegt beim verkaufenden Eigentümer, in der Praxis wird aber die Verwaltung um die Zusammenstellung gebeten, weil dort alles aktuell und vollständig vorliegt.

Die Rechtslage: zwei getrennte Töpfe

1. Die Verwalterzustimmung nach § 12 WEG. Sieht die Teilungserklärung vor, dass der Verkauf der Zustimmung des Verwalters bedarf, ist deren Erteilung Teil der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Nach der Rechtsprechung sind die Kosten dieser Zustimmung Verwaltungskosten der Gemeinschaft; hinzu kommen die Kosten der notariellen Beglaubigung der Zustimmungserklärung, die üblicherweise im Bereich von etwa 20 bis 70 Euro liegen. Seit der WEG-Reform können Eigentümer die Veräußerungsbeschränkung zudem per Mehrheitsbeschluss aufheben (§ 12 Abs. 4 WEG).

2. Die Unterlagen-Zusammenstellung für den verkaufenden Eigentümer. Das Heraussuchen, Prüfen und Aufbereiten der Verkaufsunterlagen dient nicht der Gemeinschaft, sondern dem einzelnen Eigentümer. Solche Arbeiten gehören zu den klassischen Sonderleistungen des Verwalters, die zusätzlich zur Grundvergütung abgerechnet werden, wenn der Verwaltervertrag das vorsieht. Der Blick in den eigenen Verwaltervertrag ist deshalb Pflicht: Dort (oder in der zugehörigen Preisliste) sollte die Leistung mit Preis stehen.

Was heißt das für die Preisgestaltung?

• Fester Katalogpreis statt Einzelfall-Schätzung: Ein Paketpreis für die Verkaufsunterlagen (plus definierte Zusatzpositionen, etwa je weiterem Protokolljahr) macht die Leistung kalkulierbar und vermeidet Diskussionen mitten im Verkaufsstress.
• Transparenz gegenüber dem Eigentümer: Preis vorab nennen, Leistungsumfang klar beschreiben, ordentliche Rechnung stellen.
• Saubere Trennung: Die Zustimmung nach § 12 WEG läuft über die Gemeinschaft, das Unterlagen-Paket über den verkaufenden Eigentümer. Wer beides vermischt, produziert Streit.

Der effiziente Ablauf: erst die Zahlung, dann das Paket

Gerade weil es beim Verkauf schnell gehen soll, funktioniert der Ablauf mit domopay hier besonders gut, denn der Zahler ist der Eigentümer, und der will Tempo:

1. Leistung im Katalog auswählen: “Unterlagen für Kaufinteressenten”, “Unterlagen für Makler” oder “Objektdokumentation für Eigentümerwechsel” stehen als vorbereitete Sonderleistungen im Katalog, Preis frei anpassbar.
2. Zahlungslink senden: Der Eigentümer zahlt online in Minuten, per Karte, Apple Pay, Google Pay, SEPA oder Klarna.
3. Rechnung und Beleg automatisch: Rechnung nach § 14 UStG plus Beleg versendet domopay von selbst, auf Wunsch mit DATEV-Export.
4. Paket liefern: Nach Zahlungseingang geht das vollständige Unterlagen-Paket an Eigentümer, Makler oder Notar.

Häufige Fragen

Muss die Verwaltung dem Käufer direkt Unterlagen geben? Vertragspartner der Verwaltung ist die Gemeinschaft, Ansprechpartner im Verkauf ist der verkaufende Eigentümer. Üblich ist, dass die Verwaltung auf dessen Auftrag (und Rechnung) liefert und Dritte wie Makler oder Notar direkt beliefert werden, wenn der Eigentümer das freigibt.

Wer zahlt die Verwalterzustimmung nach § 12 WEG? Nach der Rechtsprechung sind die Kosten der Zustimmung Verwaltungskosten der Gemeinschaft; die notarielle Beglaubigung kommt hinzu. Ob und was daneben als Sonderleistung vereinbart ist, regelt der Verwaltervertrag.

Darf die Verwaltung für das Unterlagen-Paket eine Pauschale nehmen? Ja, wenn der Verwaltervertrag solche Sonderleistungen vorsieht. Entscheidend sind klare Vereinbarung, transparenter Preis und ordentliche Abrechnung.

Wie schnell sollte geliefert werden? So schnell wie möglich, denn am Tempo hängt der Verkauf. Genau deshalb lohnt der digitale Ablauf: Zahlung und Lieferung in Tagen statt Wochen.

Fazit

Der Verkaufsfall ist eine der wertvollsten Sonderleistungen im Verwalterjahr: hoher Nutzen für den Eigentümer, klar abgrenzbarer Aufwand, zahlungsbereiter Auftraggeber. Voraussetzung sind ein sauberer Verwaltervertrag und ein fester Ablauf mit Zahlung vorab. Was Ihre Sonderleistungen insgesamt wert sind, zeigt der Umsatzrechner; den fertigen Katalog gibt es im domopay Starter-Tarif mit 0 € Grundgebühr.

Quellen: immoverkauf24: Verwalterzustimmung, Kanzlei Liebert & Röth: Verwalterzustimmung nach § 12 WEG, hausverwalter-vermittlung.de: Welche Kosten darf der Verwalter separat berechnen?. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.