Was ist Dokumentenmanagement mit DocuWare?
DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Immobilienverwaltungen Dokumente zentral erfassen, auslesen, verschlagworten, freigeben und revisionssicher archivieren. domoforce unterstützt Sie bei Prozessanalyse, Einführung und Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft – etwa über domoConnect, Win-CASAconnect oder individuelle Schnittstellen.
Das Problem: Dokumente sind oft digital vorhanden – aber nicht wirklich nutzbar
Viele Verwaltungen haben längst digitale Dokumente. Trotzdem liegen Unterlagen häufig verstreut in E-Mails, lokalen Laufwerken, Objektordnern, Papierakten oder unterschiedlichen Fachsystemen. Typische Reibungsverluste:
- Rechnungen bleiben in E-Mail-Postfächern oder Freigaben hängen.
- Dokumente sind nicht zentral auffindbar oder nicht sauber verschlagwortet.
- Objekt-, Einheiten- und Eigentümerunterlagen sind nicht logisch verknüpft.
- Freigabeprozesse laufen über E-Mail, Ausdruck oder manuelle Wiedervorlage.
- Belege müssen doppelt in DMS, ERP oder Buchhaltungssystemen gepflegt werden.
- Revisionssicherheit, GoBD, DSGVO und Zugriffskonzepte sind nicht durchgängig abgebildet.
DocuWare macht aus der Dokumentenablage einen aktiven Prozessbestandteil: Unterlagen liegen nicht nur digital ab, sondern werden Teil eines nachvollziehbaren Workflows – bei Eingangsrechnungen, Mietverträgen, Wartungsunterlagen oder internen Freigaben.
Ihre Vorteile
- Zentrale Dokumentenbasis: E-Mails, Rechnungen, Verträge, Abrechnungen, Protokolle und Objektunterlagen liegen strukturiert an einem Ort.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden nachvollziehbar, unveränderbar und gesetzeskonform archiviert – mit Blick auf GoBD, DSGVO und interne Nachweispflichten.
- Schnellere Eingangsrechnungsverarbeitung: Rechnungen gehen per E-Mail, Scan oder elektronischem Format ein, werden automatisch ausgelesen, geprüft, freigegeben und an ERP- oder Buchhaltungssysteme übergeben.
- Weniger manuelle Dateneingabe: OCR- und KI-gestützte Erkennung reduziert das Abtippen und Übertragen von Rechnungs- und Dokumentendaten.
- Klare Freigabeprozesse: Ein- oder mehrstufige Workflows sorgen für nachvollziehbare Prüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung.
- Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeitende, Buchhaltung, Objektbetreuung und externe Beteiligte arbeiten mit denselben Informationen – auch bei Vertretung oder mobilem Arbeiten.
So funktioniert es: Beispielprozess Eingangsrechnung
- Erfassen: Rechnungen gelangen per E-Mail-Import, Scan oder elektronischem Rechnungsformat in DocuWare.
- Auslesen & Validieren: Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer oder Positionsdaten werden automatisch erkannt; Dubletten und fehlende Angaben werden vor der Freigabe geprüft.
- Prüfen & Freigeben: Ein- oder mehrstufige Genehmigungsworkflows sorgen für klare Zuständigkeiten und weniger Bearbeitungsstau.
- Exportieren: Bei Bedarf werden Buchungsdaten an ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Steuerberatungssysteme übergeben.
- Nachvollziehen & Archivieren: Alle Belege, Entscheidungen und Bearbeitungsschritte bleiben dokumentiert; Rechnungen werden revisionssicher archiviert.
Für wen eignet sich die Lösung?
- Immobilienverwaltungen, die ihre Dokumentenablage zentralisieren und revisionssicher aufstellen möchten.
- Verwaltungen mit hohem Rechnungsvolumen oder vielen manuellen Freigabeprozessen.
- Teams, die Objekt-, Mieter- und Eigentümerunterlagen schneller finden und sicher bereitstellen möchten.
- Unternehmen, die ERP, DMS, CRM und Buchhaltung besser miteinander verbinden wollen.
- Geschäftsführungen, die GoBD, E-Rechnung, Datenschutz und digitale Prozesse strategisch sauber aufsetzen möchten.
Häufige Fragen
Ist DocuWare nur eine digitale Ablage?
Nein. DocuWare archiviert Dokumente zentral, kann aber auch Rechnungen erfassen, Daten auslesen, Freigabeprozesse steuern und Workflows auslösen. Für Immobilienverwaltungen wird das DMS dadurch zur aktiven Prozessbasis.
Ist DocuWare für E-Rechnungen geeignet?
Ja. DocuWare unterstützt die digitale Verarbeitung von Rechnungsformaten wie PDF, XML und E-Rechnungen – relevant, um gesetzliche Anforderungen und interne Prozesse sauber abzubilden.
Kann DocuWare mit unserer bestehenden ERP- oder CRM-Software verbunden werden?
Ja. Genau hier setzt domoforce an: Wir prüfen, welche Systeme bereits im Einsatz sind und wie DocuWare über bestehende Konnektoren oder individuelle Schnittstellen angebunden wird.
Wie finden wir heraus, ob ein DMS für unsere Verwaltung sinnvoll ist?
Ein guter Einstieg ist der kostenlose Effizienz Check oder ein DMS-Erstgespräch: Wo liegen Dokumente heute, welche Prozesse kosten Zeit und welche Verbindung zwischen DMS, ERP, CRM oder Buchhaltung bringt den größten Nutzen?
