DocuWareConnect für iDWELL

Die iDWELL Schnittstelle zu DocuWare: Dokumente landen von selbst im Ticket.

Rechnungen liegen in DocuWare, Tickets in iDWELL, und dazwischen war bisher Handarbeit. DocuWareConnect bringt jedes Dokument zum richtigen iDWELL-Ticket, legt bei Bedarf ein neues an und hält die Eigentümerakte aktuell. Ihr Team legt in DocuWare ab wie immer.

In 3 Schritten einsatzbereit ↓

Funktioniert mit Ihren Systemen

DocuWareConnect sitzt zwischen Ihrem DocuWare-Archiv und iDWELL. Beide Systeme bleiben, wie sie sind. Sie bekommen nur die Verbindung dazwischen.

Voll integriert
Voll integriert

Was ist DocuWareConnect für iDWELL?

DocuWareConnect für iDWELL ist die iDWELL Schnittstelle zu DocuWare. Der Konnektor bringt Dokumente aus Ihrem DocuWare-Archiv automatisch zum richtigen Ticket in iDWELL. Gibt es noch kein Ticket, entsteht es direkt bei der Ablage. Freigegebene Rechnungen landen im Ticket, in der Rechnungsübersicht und mit Betrag, Rechnungsnummer und Dienstleister in der Budgetplanung.

Ein täglicher Abgleich bringt Tickets, Gebäude, Kategorien und Dienstleister als Auswahlliste nach DocuWare. Wer welches Dokument in iDWELL sehen darf, legen Sie je Dokument fest, und die zuständigen Mitarbeiter werden per E-Mail benachrichtigt. DocuWareConnect für iDWELL richtet sich an Hausverwaltungen, die iDWELL und DocuWare parallel einsetzen.

DocuWareConnect gibt es auch für DOMUS und für casavi. Alle Integrationen im Überblick finden Sie unter DocuWareConnect.

Ihr Nutzen mit DocuWareConnect für iDWELL

Jedes Dokument beim richtigen Ticket.

Kein Download, kein Upload

Ihr Team legt in DocuWare ab und wählt das Ticket aus. DocuWareConnect überträgt die Datei an das iDWELL-Ticket und markiert das Dokument in DocuWare als übertragen.

0× hochladen

Neues Ticket direkt bei der Ablage

Gibt es noch kein Ticket, entsteht es aus DocuWare heraus, mit Titel, Beschreibung, Gebäude und Kategorie. Die Ticketnummer kommt zurück ins Archiv.

Rechnungen in der Budgetplanung

Nach der Freigabe landen Rechnungen im Ticket und in der Rechnungsübersicht. Betrag, Rechnungsnummer und Dienstleister gehen in die Budgetplanung von iDWELL.

Listen, die sich selbst pflegen

Tickets, Gebäude mit Objektnummer, Kategorien und Dienstleister kommen täglich aus iDWELL als Auswahlliste in DocuWare. Ausgewählt statt abgetippt.

Wer was sehen darf

Für Mitarbeiter, Manager, Eigentümer und Mieter steuern Sie je Dokument getrennt: erlaubt, nur lesen oder kein Zugriff. Standard ist nur intern.

Die Richtigen erfahren es

Zuständige Mitarbeiter bekommen je Ticketkategorie eine E-Mail mit Ticketnummer, Dokumentname und Link. Ein- und ausschaltbar je Kunde und Dokument.

DocuWare DocuWareConnect iDWELL

Ein Weg vom Archiv ins Ticket, ohne Zwischenstopp im Downloadordner.

Vorher und nachher

Schluss mit Handarbeit zwischen Archiv und Ticket.

Ihre Herausforderungen

Dokumente doppelt in der Hand

Jede Rechnung wird aus DocuWare heruntergeladen und in iDWELL wieder hochgeladen. Dieselbe Datei, zweimal angefasst.
Suchen nach dem richtigen Ticket

Ticketnummern werden abgetippt oder gesucht. Ein Zahlendreher genügt, und der Beleg hängt am falschen Ticket.
Doppelte Pflege

Rechnungsbetrag und Dienstleister werden für die Budgetplanung ein zweites Mal erfasst.
Eigentümerakte veraltet

Verträge und Unterlagen kommen nur verspätet oder gar nicht im Objektordner an.

Unsere Lösung mit DocuWareConnect

Einmal ablegen genügt

Sie legen in DocuWare ab wie gewohnt. Die Datei geht an das ausgewählte oder neu angelegte iDWELL-Ticket.
Auswahl statt Tippfehler

Tickets, Gebäude, Kategorien und Dienstleister stehen als Auswahlliste in DocuWare und werden täglich abgeglichen.
Rechnungsdaten fließen mit

Betrag, Rechnungsnummer und Dienstleister landen in der Budgetplanung, verknüpft mit Ticket und Auftragnehmer.
Ablage nach Dokumenttyp

Externe Unterlagen gehen in den Objektordner, eingehende Rechnungen in ihren eigenen Ordner, interne Dokumente bleiben nur in DocuWare.

Produktdemo

So läuft DocuWareConnect mit iDWELL

Rechnungen liegen in DocuWare, Tickets in iDWELL. Das Video zeigt, wie Dokumente nach der Freigabe von selbst beim richtigen Ticket landen und die Eigentümerakte aktuell bleibt.

Vorschaubild: DocuWareConnect für iDWELL

Einrichtung, denn Zeit ist Geld

In 3 Schritten einsatzbereit.

Kein monatelanges IT-Projekt. Die Abläufe stehen, die Einrichtung übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen.

01
Angebot anfordern

Sie sagen uns, welche Dokumente künftig in iDWELL landen sollen und wer benachrichtigt wird.
02
Einrichtung durch uns

Wir bereiten Ihr DocuWare-Archiv vor, richten die Auswahllisten aus iDWELL ein und stimmen Berechtigungen und Benachrichtigungen ab.
03
Ablegen und fertig

Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt. Jedes abgelegte Dokument geht an das ausgewählte iDWELL-Ticket.

Einstellbar sind unter anderem die Benachrichtigungen, die Berechtigungen, die Rechnungsverarbeitung, das DocuWare-Archiv und das Format des Tickettitels, etwa mit Objektnummer, Ticketnummer und Titel. Geschlossene Tickets bleiben 90 Tage in der Auswahlliste, danach fallen sie heraus und kommen bei erneuter Öffnung zurück. Den Zeitraum stimmen wir mit Ihnen ab.

Typische Anwendungsfälle

Freigegebene Eingangsrechnungen ins iDWELL-Ticket
Rechnungsdaten für die Budgetplanung
Verträge und Unterlagen in den Objektordner
Neue Tickets direkt bei der Ablage in DocuWare
Zuständige Mitarbeiter je Ticketkategorie benachrichtigen
Interne Dokumente nur in DocuWare behalten

Kundenstimme

Die Schnittstellen verbinden bei uns nicht nur Systeme, sondern automatisieren komplette Geschäftsprozesse vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und Eigentümerkommunikation.

Dana Siegel, Geschäftsführerin

Hausverwaltung Bels GmbH & Co. KG

20.000 → 4.501 Einträge

iDWELL ↔ DocuWare-Konnektor

Häufige Fragen

Antworten rund um DocuWareConnect und die iDWELL Schnittstelle

Was macht DocuWareConnect für iDWELL?

DocuWareConnect für iDWELL ist die Schnittstelle zwischen iDWELL und DocuWare. Ein in DocuWare abgelegtes Dokument geht automatisch an das richtige iDWELL-Ticket. Gibt es noch keins, legt der Konnektor ein neues an. Rechnungen landen nach der Freigabe zusätzlich in der Budgetplanung.

Wie findet DocuWareConnect das richtige Ticket?

Tickets, Gebäude mit Objektnummer, Ticketkategorien und Dienstleister kommen täglich aus iDWELL als Auswahlliste in Ihr DocuWare-Archiv. Ihr Team wählt bei der Ablage das Ticket aus, statt eine Nummer abzutippen.

Was passiert, wenn es noch kein Ticket gibt?

Dann entsteht das Ticket direkt aus DocuWare, mit Titel, Beschreibung, Gebäude und Kategorie. Die neue Ticketnummer wird in DocuWare zurückgeschrieben, ein angegebener Dienstleister wird dem Ticket zugewiesen.

Wie kommen Rechnungen nach iDWELL?

Nach der Freigabe in DocuWare landet die Rechnung im Ticket und in der Rechnungsübersicht. Betrag, Rechnungsnummer und Dienstleister gehen in die Budgetplanung von iDWELL, verknüpft mit Ticket und Auftragnehmer. Die Rechnungsverarbeitung lässt sich ein- und ausschalten.

Wer sieht die Dokumente in iDWELL?

Das steuern Sie je Dokument über ein Feld in DocuWare, getrennt für Mitarbeiter, Manager, Eigentümer und Mieter: erlaubt, nur lesen oder kein Zugriff. Ohne Angabe sehen nur Administratoren und Manager das Dokument. Interne Dokumente bleiben ausschließlich in DocuWare.

Müssen wir iDWELL oder DocuWare umstellen?

Nein. Beide Systeme bleiben, wie sie sind. In DocuWare kommen lediglich die Felder für die Zuordnung dazu, die Einrichtung übernehmen wir.

Was kostet DocuWareConnect für iDWELL?

Den Preis stimmen wir anhand Ihres Umfangs ab. Sagen Sie uns kurz, welche Dokumente nach iDWELL sollen, und Sie erhalten ein festes Angebot.

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Ist das dasselbe wie iDWELLconnect?

Ja. iDWELLconnect heißt jetzt DocuWareConnect für iDWELL.

Nie wieder eine Rechnung von DocuWare nach iDWELL tragen.

Verbinden Sie iDWELL und DocuWare zu einem Weg. Dokumente landen beim richtigen Ticket, Rechnungsdaten in der Budgetplanung, Ihr Team gewinnt die Zeit zurück.

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