PDF-Automatisierung für fluks

8 Actions, sofort im fluks-Workflow verfügbar

PDF-Automatisierung: acht Handgriffe weniger. Jeden Tag.

Drucken, unterschreiben, stempeln, scannen, ablegen. Jedes Dokument in Ihrer Verwaltung kostet Klicks, die Ihnen niemand bezahlt. domoPDF erledigt sie im fluks-Workflow: aus HTML wird ein fertiges PDF, unterschrieben, gestempelt und geschützt, ohne dass jemand die Datei überhaupt geöffnet hat.

In 3 Schritten einsatzbereit ↓

Funktioniert mit Ihren Systemen

Die acht Actions laufen in Ihren fluks-Workflows und damit direkt an Ihren DOMUS-Daten. Für einzelne Dokumente außerhalb eines Workflows steht zusätzlich ein Web-Zugang bereit.

  • DOMUS Logo Voll integriert
  • fluks Logo Voll integriert

Was ist domoPDF?

domoPDF ist die PDF-Automatisierung von domoforce für Immobilienverwaltungen. Acht Actions erledigen im fluks-Workflow, was Ihr Team heute von Hand macht: HTML zu PDF umwandeln, unterschreiben, Wasserzeichen und Stempel setzen, mit Passwort schützen, leere Seiten entfernen, mehrere PDFs kombinieren und beschädigte PDFs reparieren.

Der Vorteil liegt in der Kette, nicht in der einzelnen Funktion: Ein Vorgang startet in fluks, das Dokument entsteht, wird veredelt und landet fertig dort, wo es hingehört. Niemand öffnet die Datei zwischendurch, niemand druckt sie aus, niemand scannt sie wieder ein.

Ihre Vorlage, egal woher sie kommt

Das ist der eigentliche Hebel: Sie sind bei Ihren Dokumentvorlagen an nichts gebunden. Jedes HTML wird zu einem PDF. Die Vorlage kann aus Ihrem bestehenden System kommen, im Editor entstehen oder von einem KI-Assistenten erzeugt werden, dem Sie einfach beschreiben, wie das Dokument aussehen soll.

Deshalb ist diese Umwandlung unsere Eigenentwicklung und kein zugekaufter Konverter. Verwaltungsdokumente sind selten hübsch: Abrechnungen kommen als lange Tabellen, Anschreiben als über Jahre gewachsene Vorlagen. Der Spaltenkopf wiederholt sich deshalb auf jeder Folgeseite, Layout und Abstände passen sich dem Papierformat an, und unsauberes HTML wird repariert statt abgelehnt.

Für wen ist domoPDF?

domoPDF richtet sich an Haus- und Immobilienverwaltungen, die viele gleichartige Dokumente erzeugen: Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Bescheinigungen und Eigentümeranschreiben. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Menge der wiederkehrenden Handgriffe rund um PDFs. Was regelmäßig läuft, gehört in einen fluks-Workflow; für den Einzelfall zwischendurch gibt es zusätzlich den Web-Zugang.

Ihre Dokumente werden dabei ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Geht es um rechtssichere Unterschriften nach eIDAS, ergänzt domosign den Prozess; die fertigen Dokumente wandern anschließend in Ihre revisionssichere Ablage.

Acht Actions, ein Konnektor

Ihr Team verwaltet Immobilien. Nicht PDFs.

Aus HTML wird ein fertiges PDF

Ihre Vorlage bleibt HTML, das Ergebnis ist ein gesetztes Dokument in A4, A3, US Brief, US Legal oder US Tabloid, hoch oder quer. Tabellenköpfe wiederholen sich auf Folgeseiten, Bilder aus fluks werden eingebettet. Brauchen Sie ein eigenes Maß, übernimmt domoPDF es direkt aus Ihrem HTML, inklusive Ihrer eigenen Seitenregeln. Die lange Abrechnung sieht damit genauso sauber aus wie das einseitige Anschreiben.

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Unterschreiben, ohne Papierweg

Die sichtbare Unterschrift landet auf der gewünschten Seite und Position. Mit eigenem Zertifikat (.p12 oder .pfx) kommt die digitale Signatur im selben Arbeitsschritt dazu.

Stempeln statt Screenshot

GEPRÜFT, GENEHMIGT oder Ihr eigener Text, auf einer bestimmten Seite und an einer von sieben Positionen. Kein Bildbearbeitungsprogramm, kein verrutschtes Logo.

Vertraulich bleibt vertraulich

Passwortschutz beim Öffnen, dazu die Wahl, ob Empfänger alles dürfen, nur drucken oder nur lesen. Das Wasserzeichen liegt in sieben Positionen und fünf Deckkraft-Stufen über allen Seiten, in der Mitte diagonal.

Kaputte PDFs? Repariert.

Beschädigte Eingangsdokumente werden automatisch repariert, statt im Postkorb liegen zu bleiben. Leere Seiten aus dem Scanner erkennt domoPDF und wirft sie raus, bevor sie ins Archiv wandern.

Ihre Vorlage, egal woher sie kommt

Die HTML-Umwandlung ist unsere Eigenentwicklung. Sie nimmt jede Vorlage an, ob aus Ihrem System, aus dem Editor oder von einem KI-Assistenten erzeugt. Unsauberes HTML wird repariert statt abgelehnt.

fluks-Workflow domoPDF Fertiges Dokument

Der Workflow übergibt Daten und Datei an domoPDF, zurück kommt das fertige Dokument.

Vorher und nachher

Der Unterschied zwischen „macht noch jemand“ und „ist längst erledigt“.

Heute, ohne domoPDF

  • Drucken, unterschreiben, scannen

    Ein Protokoll geht digital raus, kommt als Papier zurück und wird wieder eingescannt. Drei Medienbrüche für eine Unterschrift.

  • Vorlagen im Textprogramm

    Dokumente entstehen von Hand aus Textbausteinen. Jede Änderung an der Vorlage bedeutet Nacharbeit in jeder Kopie.

  • Stempel per Bildbearbeitung

    Vermerke wie „geprüft" werden als Grafik eingefügt, verrutschen und sehen auf jedem Dokument ein bisschen anders aus.

  • Fehlerhafte Eingangsdateien

    Beschädigte PDFs und Scan-Stapel voller Leerseiten blockieren die Ablage und kosten Speicher im Archiv.

Mit domoPDF

  • Der Workflow unterschreibt

    Die Unterschrift setzt domoPDF an die vorgesehene Stelle, auf Wunsch mit digitaler Signatur per Zertifikat. Kein Drucker, kein Scanner.

  • Die Vorlage bleibt HTML

    Sie pflegen eine Quelle, fluks füllt die Daten ein, domoPDF setzt das Dokument. Änderungen wirken ab dem nächsten Durchlauf.

  • Stempel als Prozessschritt

    Text, Seite und Position sind Felder im Workflow. Jedes Dokument sieht gleich aus, weil es dieselbe Action durchläuft.

  • Reparieren und aufräumen automatisch

    Beschädigte Dateien werden repariert, leere Seiten entfernt, mehrere Dokumente zu einer Datei zusammengefügt. Alles vor der Ablage.

Der volle Funktionsumfang

Acht Actions, die Sie im Workflow einfach anklicken.

domoPDF erscheint in fluks als Konnektor mit acht Aktionen. Sie ziehen die passende in Ihren Workflow, füllen die Felder aus und sind fertig. Kein Skript, kein Entwicklerticket.

  • HTML zu PDF umwandeln, inklusive Format und Ausrichtung
  • PDF unterschreiben, sichtbar und digital per Zertifikat
  • Wasserzeichen hinzufügen, sieben Positionen, fünf Deckkraft-Stufen
  • Stempel hinzufügen, freier Text auf einer Seite oder auf allen
  • Passwortschutz mit abgestuften Rechten (alles, drucken, lesen)
  • Leere Seiten entfernen, Empfindlichkeit einstellbar
  • PDFs kombinieren, bis zu fünf Dateien zu einer
  • PDF reparieren, für beschädigte Eingangsdokumente
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HTML zu PDF

Eine Vorlage pflegen. Tausende Dokumente bekommen.

Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Anschreiben: Sie hinterlegen die Vorlage einmal als HTML, fluks setzt die Daten ein, domoPDF liefert das fertige Dokument. Woher die Vorlage stammt, ist dabei egal: aus Ihrem System, aus dem Editor oder von einem KI-Assistenten, dem Sie beschreiben, wie das Dokument aussehen soll.

  • Jedes HTML wird zum PDF, ganz gleich woher die Vorlage kommt
  • Fünf Papierformate plus Übernahme der Maße aus dem HTML
  • Tabellen brechen sauber um, der Spaltenkopf wiederholt sich
  • Unsauberes HTML wird vor der Umwandlung bereinigt, statt zu scheitern
  • Eigene @page-Regeln bleiben unangetastet, wenn das Format aus dem HTML kommt

Signieren, stempeln, schützen

Ein Durchlauf. Unterschrieben, gestempelt, geschützt.

Die vier Veredelungs-Actions greifen ineinander. Das Dokument verlässt den Workflow so, wie es beim Empfänger ankommen soll, und niemand musste es dafür öffnen.

  • Sichtbare Unterschrift auf Seite und Position Ihrer Wahl
  • Digitale Signatur mit Ihrem eigenen Zertifikat (.p12 oder .pfx)
  • Stempeltext frei wählbar, etwa GEPRÜFT oder GENEHMIGT
  • Wasserzeichen und Passwortschutz im selben Prozess
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Einrichtung, denn Zeit ist Geld

In 3 Schritten im Workflow.

Kein IT-Projekt. Lizenz, Verbindung, Action. Danach läuft es im Hintergrund.

  1. 01

    Lizenzschlüssel erhalten

    Sie bekommen einen Lizenzschlüssel für domoPDF. Damit ist der Konnektor freigeschaltet, ohne Installation auf Ihren Rechnern.

  2. 02

    domoPDF in fluks verbinden

    Konnektor in fluks hinzufügen und den domoPDF-Account mit Ihrem Lizenzschlüssel hinterlegen. Ab jetzt stehen alle acht Actions zur Auswahl.

  3. 03

    Action in den Workflow ziehen

    Gewünschte Action wählen, Datei und Felder befüllen, speichern. Der nächste Durchlauf erzeugt das fertige Dokument automatisch.

Jede Action zeigt nur die Felder, die sie wirklich braucht, auf Deutsch und in Klartext, und prüft vor der Ausführung den hinterlegten Lizenzschlüssel. Für einzelne Dokumente außerhalb eines Workflows steht zusätzlich ein Web-Zugang bereit.

Warum domoPDF

Fertig statt selbst gebaut

Acht geprüfte Actions statt eigener Skripte, die niemand mehr wartet, wenn der Kollege das Haus verlässt.

Aus der Verwaltung gedacht

Beschriftungen, Formate und Positionen sind auf Protokolle, Abrechnungen und Anschreiben zugeschnitten, nicht auf Entwicklerdokumentation.

Ihre Dokumente bleiben in Deutschland

Verarbeitung ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Keine Weitergabe an Dritte, keine dauerhafte Speicherung: Jeder Auftrag läuft in seinem eigenen temporären Verzeichnis.

Typische Anwendungsfälle

  • Abrechnungen und Wirtschaftspläne aus der Vorlage erzeugen
  • Abnahme- und Übergabeprotokolle stempeln und unterschreiben
  • Eigentümeranschreiben zu einer Sendedatei zusammenführen
  • Vertrauliche Unterlagen mit Passwort an Beiräte versenden
  • Beschädigte Eingangs-PDFs vor der Ablage im DMS reparieren
  • Scan-Stapel von Leerseiten befreien, bevor sie ins Archiv gehen

Häufige Fragen

Antworten rund um die PDF-Automatisierung mit domoPDF

Was ist domoPDF?

domoPDF ist die PDF-Automatisierung von domoforce für Immobilienverwaltungen. Der Konnektor stellt acht Aktionen im fluks-Workflow bereit: HTML zu PDF umwandeln, unterschreiben, Wasserzeichen und Stempel setzen, mit Passwort schützen, leere Seiten entfernen, mehrere PDFs kombinieren und beschädigte PDFs reparieren.

Brauche ich fluks, um domoPDF zu nutzen?

Für die Automatisierung ja: Die acht Actions laufen in Ihren fluks-Workflows und geben das fertige Dokument dorthin zurück. Für einzelne Dokumente ohne Workflow steht zusätzlich ein Web-Zugang bereit. Welcher Weg zu Ihrem Prozess passt, klären wir gern im Gespräch.

Automatisierung mit fluks ansehen →

Wie funktioniert die digitale Signatur in domoPDF?

domoPDF setzt zuerst die sichtbare Unterschrift auf die gewählte Seite und Position, damit das Dokument für Menschen lesbar bleibt. Hinterlegen Sie zusätzlich ein Zertifikat im Format .p12 oder .pfx, kommt im selben Arbeitsschritt die digitale Signatur dazu. Diese Kombination nennen wir hybride Signatur.

Was ist der Unterschied zwischen domoPDF und domosign?

domoPDF setzt eine sichtbare Unterschrift ins Dokument und kann sie auf Wunsch mit Ihrem eigenen Zertifikat digital signieren. Das passt, wenn Ihr Haus selbst zeichnet, etwa auf internen Freigaben, Protokollen und Vermerken. Geht es um rechtssichere Unterschriften nach eIDAS, etwa bei Verträgen mit Eigentümern oder Dienstleistern, ist domosign der richtige Weg. Beide laufen in fluks und lassen sich kombinieren.

domosign ansehen →

Welche Papierformate unterstützt die HTML-zu-PDF-Umwandlung?

A4, A3, US Brief, US Legal und US Tabloid, jeweils im Hoch- oder Querformat. Alternativ übernimmt domoPDF die Maße direkt aus Ihrem HTML, wenn Sie ein eigenes Format brauchen.

Wie viele PDFs kann ich zu einer Datei zusammenführen?

Mindestens zwei und höchstens fünf PDF-Dateien pro Durchlauf. Der Dateiname des Ergebnisses ist frei wählbar, damit die zusammengeführte Datei direkt richtig benannt in Ihrer Ablage landet.

Revisionssichere Ablage mit DocuWare →

Was passiert mit meinen Dokumenten während der Verarbeitung?

Die Verarbeitung läuft ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland, ohne Weitergabe an Dritte. Jeder Auftrag bekommt ein eigenes temporäres Verzeichnis, das nach der Verarbeitung gelöscht wird; zusätzlich entfernt ein stündlicher Aufräumlauf übrig gebliebene Dateien. Eine dauerhafte Speicherung Ihrer Dokumente findet nicht statt. Die Betriebsdetails für Ihre Datenschutzdokumentation stellen wir Ihnen gern zusammen.

Details anfragen →

Was kostet domoPDF?

domoPDF kostet 49 Euro netto pro Monat, bei einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten und danach monatlich kündbar. Alle acht Actions sind enthalten, es gibt keine Einzelmodule und keinen Aufpreis je Dokument. Nach dem Kauf erhalten Sie den Lizenzschlüssel, den Sie in den domoPDF-Zugangsdaten in fluks hinterlegen.

Acht Handgriffe weniger, ab dem nächsten Workflow.

Ein Lizenzschlüssel, ein Konnektor, acht Actions. Danach entstehen Ihre Dokumente fertig, statt dass jemand sie fertig macht.

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