E-Rechnung empfangen in der Hausverwaltung: Was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jede Hausverwaltung eine E-Rechnung empfangen können, und ab 2027 beginnt Schritt für Schritt die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schreiben. Für Verwaltungen ist das mehr als ein neues Dateiformat: Handwerker, Hausmeisterdienste und Versorger schicken ihre Rechnungen künftig als Datensatz, und der muss geprüft, freigegeben, verbucht und acht Jahre aufbewahrt werden. Dieser Ratgeber zeigt, was gilt, welche Ausnahmen es gibt und wie der Weg vom Postfach bis in die Buchhaltung ohne Abtippen läuft.

Kurz gesagt

• Empfang seit 1.1.2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür.
• Versand ab 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss ab 2027 an andere Unternehmen E-Rechnungen schreiben. Ab 2028 gilt das für alle.
• Eine PDF ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
• Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar der strukturierte Teil, nicht nur ein Ausdruck.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (EN 16931) oder eine verlustfreie Übertragung in dieses Format zulassen.

In der Praxis heißt das: XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei) sind E-Rechnungen. Eine eingescannte oder per E-Mail verschickte PDF ohne strukturierten Datensatz ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD zählt im Zweifel der Datensatz, nicht das, was im Bildteil steht.

Die Fristen im Überblick

Zeitraum	Empfang	Versand an andere Unternehmen
2025 und 2026	Pflicht für alle Unternehmen	Papier und PDF noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)
2027	Pflicht für alle Unternehmen	E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; darunter Papier und PDF noch erlaubt
ab 1.1.2028	Pflicht für alle Unternehmen	E-Rechnung Pflicht für alle

Grundlage ist die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Für Rechnungen über elektronischen Datenaustausch (EDI) gilt eine eigene Frist bis Ende 2027.

Was das für Ihre Hausverwaltung bedeutet

Eingangsrechnungen: Handwerker, Hausmeisterdienste, Reinigungsfirmen und Versorger rechnen gegenüber Ihnen als Unternehmen ab. Spätestens ab 2028 kommen deren Rechnungen als E-Rechnung. Ihre Verwaltung muss sie annehmen, lesen, prüfen und aufbewahren können.

Vermietende Eigentümer: Auch wer ausschließlich Wohnraum vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer und muss E-Rechnungen empfangen können, obwohl die Vermietung steuerfrei ist. Das hat das Bundesfinanzministerium klargestellt. Für Ihre Verwaltung folgt daraus: Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen an vermietende Eigentümer, etwa für die Sondereigentumsverwaltung, fallen grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Wohnungseigentümergemeinschaften: Ob und wie die Pflicht für Rechnungen an die Gemeinschaft gilt, etwa für die Verwaltervergütung, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Ausnahmen, die Sie kennen sollten:

• Rechnungen an Privatpersonen, zum Beispiel an Mieter, die nicht unternehmerisch tätig sind, fallen nicht unter die Pflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG lösen keine Rechnungspflicht aus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag dürfen immer als Papier oder PDF verschickt werden (§ 33 UStDV).

E-Rechnung empfangen: was Sie praktisch brauchen

1. Eine Empfangsadresse. Ein normales E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht nötig (Abschn. 14.1 Abs. 5 UStAE). Viele Verwaltungen richten trotzdem eine feste Adresse wie rechnung@ ein, damit nichts im Tagesgeschäft untergeht.
2. Etwas, das den Datensatz lesbar macht. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, ohne Software sieht niemand den Rechnungsbetrag. Sie brauchen also ein System, das die Daten anzeigt und weiterverarbeitet.
3. Eine Prüfung und Freigabe. Wer prüft die Rechnung sachlich, wer gibt sie frei, und wohin geht sie danach? Genau hier entsteht in vielen Verwaltungen Handarbeit.
4. Eine revisionssichere Ablage. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Bei der E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben (Abschn. 14b.1 UStAE). Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF reicht nicht.

Eingangsrechnungen digitalisieren: von DocuWare direkt in DOMUS

Der Empfang ist schnell gelöst. Spürbar entlastet werden Sie erst, wenn die Rechnung danach nicht mehr abgetippt werden muss. Dafür gibt es eine schlüsselfertige Lösung für DOMUS, die bereits bei vielen Hausverwaltungen im Einsatz ist:

• DocuWare nimmt die Rechnung an, liest die XML-Daten aus, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD, und legt die Rechnung revisionssicher ab. Prüfung und Freigabe laufen im gewohnten DocuWare-Workflow.
• DocuWareConnect für DOMUS übergibt die Belegdaten nach der Freigabe über fluks an DOMUS. Ihre Buchhaltung bekommt die Daten, ohne sie ein zweites Mal zu erfassen, und das Dokument bleibt mit dem Vorgang verknüpft.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt das Video DocuWareConnect für DOMUS in Aktion.

Arbeiten Sie mit casavi oder iDWELL, läuft es genauso: DocuWareConnect für casavi bringt freigegebene Rechnungen an den richtigen casavi-Vorgang, DocuWareConnect für iDWELL ins richtige Ticket und in die Budgetplanung. Für iDWELL gibt es ebenfalls ein Video zum Ablauf. Alle Integrationen im Überblick finden Sie unter DocuWareConnect, alles zur Einführung des Archivs unter Dokumentenmanagement mit DocuWare.

Checkliste für Ihre Verwaltung

• Feste Empfangsadresse für Rechnungen festgelegt und Dienstleistern mitgeteilt
• XRechnung und ZUGFeRD lassen sich öffnen und lesen
• Prüfung und Freigabe sind geregelt (wer, in welchem System)
• Freigegebene Rechnungen gehen ohne Abtippen in die Buchhaltung
• Ablage hält den strukturierten Teil acht Jahre unverändert vor
• Vorjahresumsatz geprüft: Versandpflicht ab 2027 oder ab 2028?
• Mit der Steuerberatung geklärt, welche eigenen Rechnungen künftig als E-Rechnung rausgehen (Sondereigentumsverwaltung, Verwaltervergütung)

Häufige Fragen

Muss meine Hausverwaltung schon heute E-Rechnungen empfangen können? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach? Für den Empfang ja (Abschn. 14.1 Abs. 5 UStAE). Damit die Rechnung aber gelesen, geprüft und verbucht werden kann, brauchen Sie zusätzlich eine Software, die den XML-Datensatz verarbeitet.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine reine PDF ist eine „sonstige Rechnung“. E-Rechnungen sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in der PDF.

Ab wann muss die Hausverwaltung selbst E-Rechnungen schreiben? An andere Unternehmen ab 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden? Acht Jahre (§ 14b UStG), und zwar so, dass der strukturierte Teil unverändert und maschinell auswertbar bleibt.

Fazit

Die E-Rechnung ist für Hausverwaltungen die Gelegenheit, den Rechnungseingang einmal sauber aufzusetzen: Rechnung annehmen, in DocuWare prüfen und freigeben, Daten ohne Abtippen in DOMUS, casavi oder iDWELL übergeben, revisionssicher ablegen. Wie das bei DOMUS aussieht, zeigt das Video zu DocuWareConnect für DOMUS. Wo in Ihrer Verwaltung sonst noch Handarbeit steckt, zeigt der kostenlose Effizienz Check.

Quellen: § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl 2024 I S. 1320) und vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Zusammenfassung bei Haufe. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.