Preisliste für Sonderleistungen der Hausverwaltung: Vorlage und Regeln

Schlüssel nachbestellen, Bescheinigung ausstellen, Unterlagen für den Notar zusammenstellen: Jede Hausverwaltung erbringt Leistungen, die über die Grundvergütung hinausgehen. Ob sie bezahlt werden, entscheidet sich selten am Tag der Leistung, sondern vorher, an einer Preisliste für Sonderleistungen, die klar sagt, was die Grundvergütung abdeckt, was zusätzlich kostet und wie abgerechnet wird. Dieser Ratgeber liefert eine Vorlage für die Preisliste Ihrer Hausverwaltung, erklärt den rechtlichen Rahmen und zeigt, wie aus der Liste ein Ablauf wird, bei dem erst bezahlt und dann geleistet wird.

Kurz gesagt

• Abgrenzen statt aufzählen: Eine Preisliste trennt Grundleistung und Sonderleistung. Genau diese klare Abgrenzung verlangt der Bundesgerichtshof bei Verwalterverträgen in der WEG (Urteil vom 05.07.2019, V ZR 278/17).
• Ohne vereinbarten Preis gilt die übliche Vergütung (§ 612 Abs. 2 BGB). Was üblich ist, klärt dann im Zweifel ein Gericht. Eine vereinbarte Preisliste erspart diesen Streit.
• Klar und verständlich formulieren: Unklare Klauseln in vorformulierten Verträgen sind unwirksam (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Gegenüber Verbrauchern Gesamtpreise nennen, also inklusive Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 und § 2 Nr. 3 PAngV).
• Nicht alles gehört auf die Liste: Die Wohnungsgeberbestätigung für Mieter und die Vermittlungsprovision für verwaltete Wohnungen gehören nicht dazu.

Grundleistung oder Sonderleistung: worum es in der Preisliste geht

Die Grundvergütung deckt die Aufgaben ab, die in einer Gemeinschaft oder einem Mandat laufend anfallen. Sonderleistungen entstehen nur bei einem bestimmten Anlass oder für einzelne Personen: ein Eigentümer verkauft, ein Mieter zieht ein, ein Schlüssel geht verloren. Welche Leistung bei Ihnen in welche Gruppe fällt, regelt Ihr Verwaltervertrag. Eine allgemeingültige Liste gibt es nicht, deshalb ist die eigene Preisliste so wertvoll: Sie macht die Abgrenzung sichtbar, bevor jemand danach fragt.

Der rechtliche Rahmen

WEG-Verwaltung: klare Abgrenzung und erkennbarer Gesamtumfang

Der Bundesgerichtshof hat im Urteil vom 05.07.2019 (V ZR 278/17) die Leitplanken für Vergütungsregeln im Verwaltervertrag gesetzt:

• Der Verwalter kann zwischen einer Pauschalvergütung und einer in Teilentgelte aufgespaltenen Vergütung wählen.
• Bei Teilentgelten muss klar und transparent abgegrenzt sein, welche Leistungen die Grundvergütung abdeckt und welche gesondert vergütet werden.
• Bei Aufgaben, die in jeder Gemeinschaft laufend anfallen, muss der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein.
• Eine Vergütung über dem Üblichen ist nicht schon deshalb unzulässig. Eine deutliche Überschreitung braucht aber sachliche Gründe.

Für Ihre Preisliste heißt das: Regelaufgaben gehören nicht als verstreute Einzelpositionen in die Sonderleistungsliste, wenn die Eigentümer daraus ihre Gesamtkosten nicht mehr ablesen können. Die Liste ist für Anlässe da, nicht für den Alltag.

Miet- und Sondereigentumsverwaltung: der Vertrag mit dem Eigentümer

Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§ 675 BGB). Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, gilt die übliche Vergütung als vereinbart (§ 612 Abs. 2 BGB). Das klingt bequem, ist es aber nicht: Was üblich ist, steht nirgends fest, und genau darüber wird dann gestritten. Eine Preisliste als Anlage zum Vertrag macht aus dieser offenen Frage eine Vereinbarung.

Transparenz und Preisangaben

Preislisten sind in der Regel für viele Verträge vorformuliert und damit Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB). Für sie gilt das Transparenzgebot: Eine Klausel, die nicht klar und verständlich ist, benachteiligt unangemessen und ist unwirksam (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB). Schreiben Sie deshalb je Position, was genau die Leistung umfasst, und nicht nur „Verwaltungsaufwand“.

Bieten Sie Leistungen mit Preis gegenüber Verbrauchern an, etwa privaten Eigentümern oder Mietern, müssen Sie den Gesamtpreis angeben (§ 3 Abs. 1 PAngV), also den Preis einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile (§ 2 Nr. 3 PAngV). Ein Preis „zzgl. MwSt.“ allein reicht dort nicht.

Wer zahlt: Auftraggeber oder Mieter?

Vertragspartner der Verwaltung sind die Gemeinschaft oder der Eigentümer, nicht der Mieter. Ob ein Mieter für eine Leistung zahlt, hängt davon ab, ob er sie selbst beauftragt und was vereinbart ist. Das ist je Leistung unterschiedlich geregelt und teils nicht abschließend geklärt. Die Einzelheiten stehen in unseren Ratgebern zu den einzelnen Leistungen, die in der Vorlage verlinkt sind.

Vorlage: Preisliste für Sonderleistungen

Die Vorlage enthält bewusst keine Preise. Ihre Preise hängen von Aufwand, Region und Vertrag ab. Übernehmen Sie die Positionen, die bei Ihnen vorkommen, und tragen Sie Ihren Bruttopreis ein. Die Positionen zum Mieterwechsel folgen dem Leistungsverzeichnis Mietverwaltung des Verbands, das ebenfalls ohne Preise arbeitet.

Leistung	Abrechnung	Ihr Preis (brutto)	Was gilt
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung	Pauschale je Vorgang		Ratgeber
Vermieterbescheinigung für Jobcenter oder Sozialamt	Pauschale je Vorgang		Ratgeber
Kopie oder Zweitausfertigung des Mietvertrags	Pauschale je Vorgang		Ratgeber
Nachtrag zum Mietvertrag	Pauschale oder nach Aufwand		Ratgeber
Schlüsselnachbestellung	Pauschale zuzüglich Auslagen		Ratgeber
Ratenzahlungsvereinbarung bei Mietschulden	Pauschale je Vereinbarung		Ratgeber
Tierhaltegenehmigung	Pauschale je Vorgang		Ratgeber
Besichtigungstermine bei Neuvermietung	nach Aufwand		Ratgeber
Mieterauswahl und Verhandlung des Mietvertrags	Pauschale oder nach Aufwand		Ratgeber
Inserat über die genutzten Portale	Auslagen auf Nachweis		Ratgeber
Wohnungsübergabe mit Protokoll	Pauschale je Übergabe		Ratgeber
Mietkaution entgegennehmen und anlegen	Pauschale je Vorgang		Ratgeber
Unterlagen beim Wohnungsverkauf für Eigentümer, Makler oder Notar	Pauschale oder nach Aufwand		Ratgeber
Betriebskostenabrechnung in der Sondereigentumsverwaltung	Pauschale je Einheit		Ratgeber

So füllen Sie die Spalte „Abrechnung“:

• Pauschale je Vorgang für Leistungen, die häufig und gleichförmig anfallen. Sie ist für beide Seiten berechenbar.
• Nach Aufwand mit Stundensatz und Abrechnungstakt für seltene oder stark schwankende Leistungen. Nennen Sie den Stundensatz in der Liste.
• Auslagen auf Nachweis für fremde Kosten, etwa Portalgebühren oder den Schlüsseldienst. So sieht es das Leistungsverzeichnis für die Portale ausdrücklich vor.

Was nicht auf die Preisliste gehört

• Die Wohnungsgeberbestätigung gegenüber dem Mieter. Sie ist eine gesetzliche Pflicht des Wohnungsgebers (§ 19 BMG), eine Gebühr dafür sieht das Gesetz nicht vor. Mehr dazu im Ratgeber zur Wohnungsgeberbestätigung.
• Eine Vermittlungsprovision für Wohnungen, die Sie selbst verwalten. Seit dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 21.05.2026 (I ZR 224/25) steht sie dem Verwalter nicht zu, weder gegenüber dem Mieter noch gegenüber dem Eigentümer. Die einzelnen Leistungen beim Mieterwechsel bleiben davon getrennt zu betrachten, siehe unseren Beitrag zum BGH-Urteil.
• Verwaltungskosten in der Betriebskostenabrechnung des Mieters. Sie sind keine Betriebskosten und nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).

So legen Sie Ihre Preise fest

1. Zeit messen. Erfassen Sie bei den häufigsten Positionen ein paar Wochen lang, wie lange ein Vorgang wirklich dauert, inklusive Rückfragen und Versand.
2. Kosten ansetzen. Zeit mal Stundensatz, dazu Material und Auslagen. Das ist Ihre Untergrenze.
3. Brutto angeben. Rechnen Sie den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer aus, wenn Verbraucher zu Ihren Kunden zählen.
4. Vereinbaren und zeigen. Die Preisliste gehört als Anlage zum Verwaltervertrag und an die Stelle, an der Eigentümer und Mieter eine Leistung anfragen, etwa ins Kundenportal oder in die Antwortvorlage.
5. Pflegen. Prüfen Sie die Liste einmal im Jahr. Änderungen setzen Sie so um, wie es Ihr Vertrag vorsieht.

Wie viel Umsatz in Ihren Sonderleistungen steckt, rechnet der Umsatzrechner in wenigen Sekunden durch.

Der effiziente Ablauf: erst die Zahlung, dann die Leistung

Eine Preisliste allein bringt noch kein Geld. Der Aufwand entsteht danach: Rechnung schreiben, Zahlung prüfen, nachfassen. Mit domopay wird aus der Liste ein Ablauf in vier Schritten:

1. Katalog statt Tabelle. Bei der Anmeldung erhalten Sie einen Katalog mit über 50 verkaufsfertigen Zusatzleistungen aus 10 Kategorien, speziell für Hausverwaltungen kalkuliert. Sie behalten, was zu Ihrer Preisliste passt, und passen jeden Preis frei an, brutto inklusive Umsatzsteuer.
2. Zahlungslink und QR-Code. Jede Leistung bekommt eine kurze, stabile Zahlungsadresse plus QR-Code. Die Adresse bleibt gleich, auch wenn Sie den Preis ändern, und passt deshalb dauerhaft in Antwortvorlagen und ins Kundenportal.
3. Rechnung und Beleg automatisch. Nach der Zahlung erstellt domopay eine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG und einen Empfangsbeleg. Der DATEV-Export geht auf Wunsch monatlich an Ihre Steuerberatung.
4. Leistung nach Zahlungseingang. Sie erhalten eine E-Mail mit Verwendungszweck und Rechnung und erbringen die Leistung, wenn das Geld da ist.

Mehrere Positionen auf einmal, etwa beim Mieterwechsel, rechnen Sie mit einem einzigen Sammellink ab, siehe Vermietungsleistungen abrechnen. Arbeiten Sie mit casavi, iDWELL oder DOMUS, ist domopay dort voll integriert.

Häufige Fragen

Muss eine Hausverwaltung eine Preisliste für Sonderleistungen haben? Entscheidend ist nicht die Liste als solche, sondern dass der Preis vor der Leistung vereinbart ist. Fehlt eine Vereinbarung über die Höhe, gilt die übliche Vergütung (§ 612 Abs. 2 BGB), und darüber lässt sich trefflich streiten. Die Preisliste ist der einfachste Weg, den Preis zu vereinbaren.

Dürfen wir Sonderleistungen dem Mieter berechnen? Nur wenn der Mieter die Leistung selbst beauftragt und der Preis vereinbart ist, und auch dann nicht für jede Leistung. Die Wohnungsgeberbestätigung etwa ist eine gesetzliche Pflicht des Wohnungsgebers (§ 19 BMG) und gehört nicht auf die Preisliste. Was je Leistung gilt, steht in den verlinkten Ratgebern der Vorlage.

Darf die Preisliste laufende Aufgaben als Sonderleistung führen? In der WEG nur mit klarer Abgrenzung und so, dass der Gesamtumfang der Vergütung erkennbar bleibt (BGH, 05.07.2019, V ZR 278/17). Eine Liste, die Regelaufgaben in viele kleine Zusatzpositionen zerlegt, gefährdet genau diese Erkennbarkeit.

Brutto oder netto? Gegenüber Verbrauchern nennen Sie den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1, § 2 Nr. 3 PAngV). Die Preisangabenverordnung gilt im Verhältnis zu Verbrauchern, im Geschäft mit Unternehmern greift sie nicht. Wer beide Kundengruppen hat, fährt mit Bruttopreisen am sichersten.

Kann eine Vermittlungsprovision in die Preisliste? Nicht für Wohnungen, die Sie selbst verwalten. Der Bundesgerichtshof hat das am 21.05.2026 (I ZR 224/25) ausgeschlossen, gegenüber Mieter und Eigentümer.

Fazit

Eine gute Preisliste ist kurz, klar und vereinbart. Sie trennt Grundleistung und Anlass, nennt die Abrechnungsart und lässt weg, was nicht berechnet werden darf. Der zweite Schritt ist der Ablauf dahinter: Wer erst den Zahlungslink schickt und dann leistet, muss nicht mehr nachfassen.

Der domopay Starter-Tarif kostet 0 € Grundgebühr im Monat: jetzt kostenlos starten und die eigene Preisliste als Katalog übernehmen. Wie viel Umsatz darin steckt, zeigt der Umsatzrechner, und wo im Verwaltungsalltag sonst Zeit liegen bleibt, der Effizienz Check.

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Quellen: BGH, Urteil vom 05.07.2019, V ZR 278/17 · § 612 BGB, Vergütung (gesetze-im-internet.de) · § 675 BGB, Entgeltliche Geschäftsbesorgung (gesetze-im-internet.de) · § 305 BGB, Einbeziehung Allgemeiner Geschäftsbedingungen (gesetze-im-internet.de) · § 307 BGB, Inhaltskontrolle (gesetze-im-internet.de) · § 3 PAngV, Pflicht zur Angabe des Gesamtpreises (gesetze-im-internet.de) · § 2 PAngV, Begriffsbestimmungen (gesetze-im-internet.de) · § 19 BMG, Mitwirkung des Wohnungsgebers (gesetze-im-internet.de) · § 1 BetrKV, Betriebskosten (gesetze-im-internet.de) · § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) · BGH, Urteil vom 21.05.2026, I ZR 224/25 (bundesgerichtshof.de) · Leistungsverzeichnis Mietverwaltung mit Rechnungstextbausteinen (Fassung 2026-09, Rechnungstexte juristisch geprüft durch die GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH). Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.